5 bước để viết một email tiếng anh thương mại chuyên nghiệp

Hầu hết chúng ta đều dùng email tiếng anh thương mại để trao đổi công việc, vì vậy điều quan trọng nhất là làm thế nào để viết cho đúng, cho chuẩn mực. Mặc dù email tiếng anh thương mại chỉ là thư tín bình thường nhằm trao đổi thông tin, nhưng cần phải trình bày chuyên nghiệp để thể hiện uy tín của công ty mình.

• Tổng hợp các tình huống tiếng anh thương mại
• Download trọn bộ tài liệu tiếng anh thương mại 2017
• Học tiếng anh thương mại qua video

Dưới đây là 5 bước cơ bản để sở hữu một email tiếng anh thương mại chuyên nghiệp nhất:

Bước 1: chào hỏi ( Begin with a greeting)

Bước 2: cảm ơn người nhận ( Thank the recipient)

Bước 3: nói rõ mục đích viết email ( State your purpose)

Bước 4: đưa ra mong muốn và bày tỏ thái độ ( Add your closing remark)

Bước 5: kết thúc email bằng lời cảm ơn, hoặc bày tỏ thái độ tôn trọng ( End with closing)

Nào! Bây giờ chúng ta sẽ đi tìm hiểu từng bước cụ thể nhé!

1. Begin with a greeting

Hãy luôn luôn mở đầu email bằng việc chào hỏi, chẳng hạn “Dear Ms. Giang” trong trường hợp bạn biết rõ đối tượng nhận thư là ai. Còn nếu bạn chưa nắm rõ giới tính, tên tuổi người nhận thì có thể sử dụng “Dear Mr/Ms”, To whom it may concern” hay “Dear sir/madam”. Hoặc cũng có thể sử dụng “ Hi, Linh” nếu mối quan hệ của bạn với người nhận mật thiết lẫn nhau.

2. Thank the recipient

Nếu bạn đang trả lời yêu cầu của khách hàng hay đối tác, bạn nên bắt đầu bằng việc cảm ơn. Ví dụ, nếu người nào đó hỏi về công ty bạn, thì có thể sử dụng mẫu câu “Thank you for + V_ing” ( cảm ơn vì điều gì đó): Thank you for contacting us ( Cảm ơn anh đã liên lạc với chúng tôi). Còn nếu người nào đó trả lời email của bạn trước đó, thì hãy sử dụng mẫu câu “Thank you for your prompt reply” (Cảm ơn vì anh đã phản hồi nhanh chóng) hoặc “Thanks for getting back to me” ( Cảm ơn vì đã phản hồi thư của tôi). Việc cảm ơn người nhận khiến họ cảm thấy thoải mái, và được tôn trọng từ phía bạn.

3. State your purpose

Nếu bạn bắt đầu cuộc trao đổi thông qua email, thì có thể không sử dụng lời cảm ơn như bước 2, mà thay vào đó có thể bắt đầu bằng việc nói rõ mục đích viết email của mình. Ví dụ, “I am writing to enquire about….” (Tôi viết thư này để hỏi về…), hoặc “I am writing in reference to….” ( Tôi viết thư này nhằm đề cập đến…).

Nhiều người thường khá bận rộn, và họ không có nhiều thời gian, hoặc chỉ lướt qu email một cách nhanh chóng, vì vậy hãy đi thẳng vấn đề của mình, sử dụng các mẫu câu ngắn và rõ ràng. Ngoài ra, bạn nên chú ý ngữ pháp, chính tả, chấm câu để thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp của bản thân và công ty bạn.

4. Add your closing remarks

Trước khi kết thúc email, hãy lịch sự cảm ơn người nhận một lần nữa và thêm vài lời nhận xét của bạn. Có thể bắt đầu với “ Thank you for your patience and cooperation” (Cảm ơn vì sự kiên nhẫn và hợp tác của anh”, hoặc “Thank you for your consideration” ( Cảm ơn anh đã xem xét”, và sau đó đưa ra một số đề nghị như “If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know” (Nếu anh có bất kỳ thắc mắc hoặc quan tâm nào, đừng ngần ngại để cho tôi biết”, hoặc “I look forward to hearing from you” ( Tôi mong chờ nghe phản hồi từ anh).

5. End with a closing

Bước cuối cùng để có một email tiếng anh thương mại chuyên nghiệp, đó chính là không quên dùng các mẫu câu ngắn như “Best Regards” (Trân trọng), hoặc “Sincerely” (Chân thành), hay “Thank you” (Cảm ơn). Tránh việc sử dụng các mẫu câu như “Best wishes” ( Chúc những lời tốt đẹp), hay “Cheers” (Chúc sức khỏe), trừ khi bạn là bạn bè thân thiết với người nhận. Cuối cùng, trước khi nhấn nút gửi email, hãy xem lại một lần nữa để chắc chắn rằng email của bạn không có lỗi nào.

Chỉ với 5 bước đơn giản này, bạn đã có thể viết một email tiếng anh thương mại chuyên nghiệp. Hãy luyện viết một email ngay từ bây giờ, và chia sẻ với Aroma nhé!