Chi tiết cách viết email xin việc bằng tiếng Anh ngành nhân sự

Nhiều ứng viên trong lĩnh vực nhân sự không biết cách soạn một email xin việc bằng tiếng Anh đúng chuẩn, do đó không thể gây ấn tượng với nhà tuyển dụng và đánh mất cơ hội lọt vào danh sách ứng viên tiềm năng.

Vậy làm thế nào để viết được một email xin việc ngành nhân sự bằng tiếng Anh thật chuyên nghiệp và ấn tượng? Hãy cùng AROMA tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

1. Email xin việc là gì? Email xin việc khác với cover letter như thế nào?

1.1. Email xin việc là gì?

Email xin việc là một dạng thư điện tử mà ứng viên gửi tới một công ty để nêu rõ ý định xin việc làm. Thông qua email này, ứng viên có thể giới thiệu về bản thân, thể hiện sự quan tâm và mong muốn làm việc tại công ty đó, và gửi kèm các tài liệu liên quan nếu cần thiết. 

Email xin việc giúp ứng viên tiếp cận và tạo ấn tượng ban đầu với nhà tuyển dụng, tạo cơ hội để quá trình phỏng vấn và tìm kiếm việc làm được diễn ra thành công.

1.2. Phân biệt email xin việc và cover letter

Rất nhiều người còn nhầm lẫn giữa email xin việc và thư xin việc (cover letter). Thực chất, email xin việc là phần nội dung được viết trực tiếp trên khung văn bản để gửi đến nhà tuyển dụng. Email xin việc không được quá chi tiết và cầu kì, chỉ cần giới thiệu khái quát bản thân và vị trí ứng tuyển để thu hút nhà tuyển dụng mở hồ sơ của bạn.

Trong khi đó, cover letter là một tài liệu được đính kèm bên trong email xin việc. Đây mới là nơi để bạn trình bày chi tiết kinh nghiệm, những giá trị bạn có thể mang lại cho công ty, và là yếu tố quyết định đến sự thành công khi xin việc của bạn. Về chi tiết cách viết cover letter, AROMA đã chia sẻ đến bạn ở bài viết “Cách viết cover letter bằng tiếng Anh chuyên nghiệp”.

2. Cách viết Email xin việc bằng tiếng Anh ngành nhân sự

Một email xin việc ngành nhân sự chuyên nghiệp phải đảm bảo độ chỉn chu trong cả nội dung lẫn hình thức. Ứng viên ngành nhân sự cần chú ý các vấn đề sau đây:

2.1. Tên email cá nhân

Một lỗi khiến các ứng viên mất điểm ngay từ đầu khi gửi email xin việc là sử dụng tài khoản cá nhân có tên đáng yêu, quá trẻ con hoặc tên quá dài. Tên email nên để ngắn gọn và chuyên nghiệp, chỉ bao gồm họ tên và một số ký tự khác để không bị trùng như longhoang95@gmail.com, linhnguyen.96@gmail.com.

2.2. Tiêu đề email

Trong trường hợp nhà tuyển dụng yêu cầu cụ thể về tiêu đề email, bạn chỉ cần thực hiện đúng như yêu cầu. Điều này sẽ giúp họ lọc email dễ dàng và thuận tiện cho công tác tuyển dụng của doanh nghiệp.

Nếu không có yêu cầu về định dạng, bạn hãy đặt tiêu đề theo công thức sau để nhà tuyển dụng nhận được thông tin đầy đủ nhất: “Họ và tên – Vị trí ứng tuyển – Tên công ty – Ngày ứng tuyển“.

2.3. Phần mở đầu

Để mở đầu email xin việc ngành nhân sự, hãy viết “Kính gửi” hoặc “Dear” trong thư tiếng Anh. Đây là cách mở đầu trang trọng và chuyên nghiệp nhất gửi tới nhà tuyển dụng. 

Nếu biết rõ tên của người tuyển dụng, ứng viên có thể soạn “Dear + Ms./Mr. + Tên của họ,” để mở đầu email. Nếu không biết cụ thể, ứng viên nên ghi “Phòng tuyển dụng Nhân sự + Tên công ty,” ví dụ: Dear HR Department, ABC Company,

2.4. Phần nội dung

Trong phần này, bạn chỉ cần trình bày ngắn gọn và khái quát được 4 nội dung sau:

– Thông tin cá nhân: Họ và tên, vị trí và nơi đang làm việc hoặc từng làm việc.

– Vị trí bạn ứng tuyển và nguồn thông tin bạn có được cho vị trí này.

– Tóm tắt kỹ năng, kinh nghiệm ngành nhân sự mà bạn cho là phù hợp với vị trí này, ví dụ: I have over 2 years of experience in various HR roles, where I have developed a solid foundation in recruitment, performance management, and employee relations. (Tôi đã có hơn 2 năm kinh nghiệm làm việc tại các vị trí nhân sự khác nhau, và có cho mình nền tảng vững chắc về tuyển dụng, quản lý hiệu suất làm việc và quan hệ nội bộ.)

– Giới thiệu về bộ hồ sơ đính kèm bao gồm CV, cover letter hay portfolio (nếu có).

2.5. Phần kết

Khi kết thúc email xin việc, đừng quên gửi lời cảm ơn tới nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian xem xét bộ hồ sơ ứng tuyển của bạn. Đồng thời hãy bày tỏ mong muốn nhận được hồi âm từ họ trong thời gian sớm nhất. Như vậy là bạn đã gần như hoàn thành rồi đấy!

2.6. Chữ ký email

Yếu tố cuối cùng tạo nên sự thành công cho email xin việc ngành nhân sự là một chữ ký chuyên nghiệp. Những thông tin cần có trong một chữ ký điện tử bao gồm:

– Họ và tên đầy đủ của bạn

– Vị trí nghề nghiệp đang đảm nhận (nếu có)

– Số điện thoại liên hệ

– Các thông tin mạng xã hội hoặc website cá nhân (nếu có)

3. Mẫu email xin việc bằng tiếng Anh ngành nhân sự

Chủ đề: Long Hoàng – Ứng tuyển vị trí Chuyên viên Nhân sự – Công ty ABC

Kính gửi Quản lý Tuyển dụng,

Tôi hy vọng Anh mạnh khỏe khi nhận được email. Tôi là Long Hoàng. Tôi đã thấy thông tin tuyển dụng vị Chuyên viên Nhân sự của công ty Anh trên trang aroma.vn, và tôi rất nóng lòng có cơ hội được đóng góp cho bộ phận của Anh.

Với hơn 2 năm kinh nghiệm, tôi đã có cho mình nền tảng vững chắc trong lĩnh vực tuyển dụng, quản lý hiệu suất làm việc và quan hệ nội bộ. Tôi tin rằng kỹ năng và kinh nghiệm của tôi phù hợp với yêu cầu của vị trí này.

Tôi đã đính kèm CV và thư xin việc để Anh xem xét. Trong đó sẽ cung cấp thêm thông tin chi tiết về trình độ và thành tích của tôi trong lĩnh vực Nhân sự.

Xin cảm ơn Anh vì đã xem xét hồ sơ ứng tuyển của tôi. Rất mong nhận được sự phản hồi từ Anh sớm.

Trân trọng,

Long Hoàng

Trên đây là hướng dẫn chi tiết về cách viết một email xin việc bằng tiếng Anh ngành nhân sự chuyên nghiệp. Hãy áp dụng những lưu ý này khi viết và kiểm tra lại thông tin thật kỹ trước khi gửi bạn nhé. Nếu như bạn vẫn đang loay hoay tìm cho mình một khoá học để cải thiện tiếng Anh giao tiếp cho công việc hoặc đời sống hằng ngày, hãy liên hệ với AROMA để được tư vấn cụ thể nhé!