Mẫu câu hướng dẫn báo cáo công việc

Sau khi chào hỏi, bạn nên giới thiệu qua bài báo cáo. Có một vài cách để bạn cuốn hút người nghe ngay trong phần đầu tiên này chẳng hạn như:

As you all know, this company is losing its market share. But we are being asked to increase sales by 20 – 25%. How can we possibly increase sales in shrinking market? You will know after listening to my report.
(Như các bạn đã biết công ty này đang mất dần thị phần, thế mà chúng tôi lại bị buộc phải tăng doanh số bán hàng thêm 20 – 25% cơ đấy. Làm sao chúng tôi có thể làm được điều này trong khi thị trường đang xuống dốc? Bạn sẽ biết điều đó ngay sau khi nghe bài báo cáo của tôi).

Ngoài ra, để mở đầu bài báo cáo, bạn có thể dùng một vài cụm từ hay câu thường dùng để giúp bạn bắt đầu dễ dàng hơn:

Welcome! (Chào mừng các bạn!)
Hello everyone! (Xin chào mọi người!)
Ladies and gentlemen! (Kính chào quý vị đại biểu!)
My report is in three parts. (Bài báo cáo của tôi gồm ba phần).
My report is divided into three main sections. (Bài báo cáo của tôi gồm ba phần).

Firstly…… Secondly……….Thirdly………Finally……
(Đầu tiên là…….Phần thứ hai là…….Thứ ba là…….Cuối cùng là………)

I’m going to talk about…… (Tôi sẽ nói về………)
I will take a look at…… (Tôi sẽ nói qua về…….)
I will tell you something about the background of …… (Tôi sẽ nói cho các bạn vài điều căn bản về……)
I will fill you in on the history of…….. (Tôi sẽ cho các bạn nghe lịch sử của……)
I want to concentrate on ……….. (Tôi muốn tập trung nói về ……)
During my report, please feel free to interrupt me if you have any questions. (Trong khi tôi báo cáo, các bạn có thể đặt câu hỏi bất kỳ lúc nào)
There will be time for questions and answers at the end of the report. (Tôi sẽ giành thời gian cuối buổi báo cáo để cho phần giải đáp thắc mắc)
I’d be grateful if you could ask your questions after the report. (Sau khi tôi báo cáo các bạn có thể đưa ra câu hỏi của mình)

As I said at the beginning of my report… (Như tôi đã nói ở phần đầu bài báo cáo…)
This, of course, will help you to achieve the 20% increase. (Tất nhiên phần này sẽ giúp bạn biết được làm thế nào để đạt được mức tăng trưởng 20%)
As you remember, we are concerned with…. (Chắc bạn vẫn còn nhớ chúng ta đang lưu tâm đến…)
This ties in with my original statement…. (Phần này có quan hệ chặt chẽ với lập luận ban đầu…)
This relates directly to the question I put to you before. (Phần này có liên hệ trực tiếp tới câu hỏi mà tôi đã đặt ra cho các bạn trước đó).

Hãy luôn nhớ rằng những thông tin mà bạn đang nói người nghe chưa nắm rõ cấu trúc, bạn nên cho người nghe biết khi bạn chuyển sang một ý mới, có như vậy người nghe mới tiện theo dõi và sẵn sàng nghe những điều tiếp theo bạn đang nói. Không nên chuyển ý một cách đột ngột vì như vậy người nghe sẽ rất bất ngờ. Hơn nữa việc dùng các từ nối còn giúp cho người nghe tập trung và không bị bỏ sót một ý nào hết.

Bạn có thể nối các ý bằng các từ như “OK” hoặc “Right”, nhưng ngoài các từ này ra thì bạn cũng có thế sử dụng một vài cách nói hữu ích khác như:

I’d now like to move on….. (Tôi muốn chuyển sang nói về…)
I’d like to turn to….. (Tôi muốn chuyển sang…)
That’s all I have to say about….. (Đó là tất cả những gì tôi muốn nói về…)
Now I’d like to look at….. (Bây giờ tôi muốn xem xét tới vấn đề…)
This leads me to my next point….. (Điều này dẫn tới ý tiếp theo …)

Trong khi báo cáo, nhiều khi bạn phải sử dụng đến hình ảnh minh họa (visual aids). Vậy thì khi dùng visual aids bạn phải giới thiệu chúng như thể nào đây? Bạn có thể dùng những cụm từ sau:

This graph shows you….. (Biểu đồ này cho thấy…)
Take a look at this chart…… (Nhìn vào đồ thị này…)
If you look at this, you will see…. (Nhìn vào đây, các bạn sẽ thấy…)
I’d like you to look at this….. (Tôi muốn các bạn hãy nhìn vào đây…)
This chart illustrates the figures…. (Biểu đồ này minh họa số liệu……)
This graph gives you a breakdown of…. (Biểu đồ này cho thấy sự sụt giảm của của…)

Trong khi sử dụng visual aids hãy nhớ để người nghe có thời gian để hiểu thông tin của hình ảnh minh họa. Vì vậy, hãy tạm ngừng nói trong giây lát để người nghe có thời gian nhìn visual aids và sau đó, hãy giải thích tại sao visual aids đó lại quan trọng. Bạn có thể dùng những câu đại loại như:

As you can see….(Như bạn thấy…)
This clearly shows…. (Rõ ràng là…)
From this, we can understand why/ how… (Từ đây, chúng ta có thể hiểu tại sao/ bằng cách nào…)
This area of the chart is interesting…. (Phần này của biểu đồ khá thú vị…)

That brings me to the end of my report. I’ve talked about…. (Tôi xin dừng bài nói hôm nay tại đây. Tôi vừa nói về…)
Well, that’s about it for now. We’ve covered…. (Trên đây là tất cả nội dung bài báo cáo hôm nay. Chúng ta vừa bàn tới…)
So, that was our marketing strategy. In brief, we…. (Vâng, đó là chiến lược marketing của chúng tôi. Nói tóm lại, chúng tôi…)
To summarize, I …. (Tóm lại, tôi …)

I hope that my report today will help you with what I said at the beginning… (Tôi hy vọng bài báo cáo của tôi hôm nay sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn những nội dung tôi đề cập trong phần đầu…)

Thế còn trong trường hợp bạn lỡ miệng nói sai thì sao? Tốt nhất là bạn hãy diễn đạt lại những điều bạn vừa nói theo một cách khác. Bạn có thể nói:

Let me just say that in another way. (Để tôi nói lại điều đó theo một cách khác)
Perhaps I can rephrase that. (Tôi có thể nói lại điều này theo một cách khác)
Put I mean to say is…. (Điều tôi vừa nói có nghĩa là…)
What I mean to say is…. (Ý của tôi là…)