5 khoản chi phí HR dễ bỏ quên khi đào tạo tiếng anh doanh nghiệp

Khi lập ngân sách đào tạo, doanh nghiệp thường bắt đầu bằng câu hỏi: “Học phí tiếng Anh cho mỗi nhân viên là bao nhiêu?”

Đây là con số dễ nhìn thấy nhất trên báo giá. Tuy nhiên, học phí chưa phản ánh toàn bộ nguồn lực doanh nghiệp cần bỏ ra. Một chương trình còn có chi phí triển khai, thiết kế nội dung, quản lý, đánh giá và xử lý phát sinh.

Vì vậy, khi đánh giá chi phí đào tạo tiếng Anh doanh nghiệp, HR và L&D nên nhìn vào tổng nguồn lực và kết quả kỳ vọng. Không nên chỉ so sánh giá trên mỗi học viên.

1. Học phí chỉ là một phần của tổng chi phí

Tổng chi phí đào tạo có thể nhìn qua ba nhóm chính:

• Học phí: giáo viên, lớp học, nền tảng và tài liệu.
• Chi phí vận hành: thời gian của HR, Line Manager và các bên liên quan.
• Chi phí phát sinh: điều chỉnh chương trình, thay đổi lộ trình hoặc đào tạo lại.

Hai chương trình có cùng mức học phí vẫn có thể yêu cầu nguồn lực nội bộ khác nhau.

Insight: Giá thấp trên báo giá chưa chắc là phương án có tổng chi phí thấp.

2. 5 nhóm chi phí HR cần tính

① Chi phí triển khai

Chi phí triển khai gồm giáo viên, lớp học, thời lượng, nền tảng và tài liệu.

Với chương trình doanh nghiệp, AROMA thực hiện kiểm tra đầu vào để xác định trình độ học viên. Kết quả là cơ sở để đề xuất chương trình, lộ trình và giáo viên phù hợp.

HR cần kiểm tra: Báo giá đã bao gồm những hạng mục nào?

② Chi phí thiết kế & cá nhân hóa

Nhu cầu tiếng Anh của sales, kỹ sư hay quản lý không giống nhau. Nội dung có thể cần điều chỉnh theo phòng ban, vị trí và tình huống công việc.

Đây cũng là định hướng Context-First Curriculum của AROMA. Chương trình được xây dựng từ bối cảnh sử dụng tiếng Anh thực tế.

HR cần kiểm tra: Nội dung được thiết kế theo nhu cầu doanh nghiệp hay sử dụng chương trình có sẵn?

③ Chi phí quản lý

HR có thể phải lập danh sách, sắp xếp lịch, theo dõi học viên và phối hợp với nhà cung cấp. Line Manager cũng có thể tham gia xác định nhu cầu của từng bộ phận.

HR cần kiểm tra: Nhà cung cấp hỗ trợ những phần việc nào trong quá trình vận hành?

④ Chi phí đánh giá

Đánh giá giúp doanh nghiệp biết học viên bắt đầu ở đâu và đạt được gì sau đào tạo.

Với chương trình doanh nghiệp, AROMA có kiểm tra đầu vào và các hoạt động đánh giá trong quá trình học. Đây là cơ sở để theo dõi kết quả của học viên.

HR cần kiểm tra: Có assessment đầu vào, đánh giá và báo cáo kết quả không?

⑤ Chi phí phát sinh

Nếu chương trình không phù hợp với trình độ hoặc nhu cầu công việc, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh nội dung, lớp học hoặc lộ trình.

Khoản chi này có thể không xuất hiện trong báo giá ban đầu. Tuy nhiên, nó vẫn ảnh hưởng đến tổng ngân sách.

HR cần kiểm tra: Nhà cung cấp xử lý feedback và điều chỉnh chương trình như thế nào?

3. Vì sao không nên chỉ so sánh giá trên mỗi học viên?

Hai chương trình có thể cùng đào tạo 50 nhân viên với mức học phí tương đương.

Một chương trình yêu cầu HR tự quản lý phần lớn quá trình. Chương trình khác hỗ trợ từ assessment → thiết kế nội dung → triển khai → đánh giá.

Khi đó, học phí có thể giống nhau nhưng tổng nguồn lực doanh nghiệp phải bỏ ra lại khác nhau.

Thay vì chỉ hỏi “Học phí bao nhiêu?”, HR nên hỏi: “Tổng chi phí để chương trình đạt được kết quả mong muốn là bao nhiêu?”

Đây là cơ sở để doanh nghiệp lựa chọn chương trình dựa trên giá trị thực tế.

4. Checklist trước khi nhận báo giá

Trước khi quyết định, HR nên kiểm tra:

• Assessment: Có kiểm tra đầu vào không?
• Content: Nội dung có sát với công việc không?
• Management: Nhà cung cấp hỗ trợ vận hành đến đâu?
• Reporting: Doanh nghiệp nhận được báo cáo gì?
• Outcome: Kết quả đào tạo được đánh giá như thế nào?

Một báo giá tốt không chỉ trả lời “bao nhiêu tiền?” mà còn phải cho doanh nghiệp biết “đổi lại nhận được gì?”

Kết luận

Chi phí đào tạo tiếng Anh doanh nghiệp cần được đánh giá trên toàn bộ quá trình: triển khai, thiết kế nội dung, quản lý, đánh giá và xử lý phát sinh.

Với AROMA, quy trình đào tạo doanh nghiệp bắt đầu từ tìm hiểu nhu cầu → kiểm tra đầu vào → đề xuất chương trình, lộ trình, giáo viên và chi phí trước khi triển khai.

Thay vì chỉ chọn khóa học có mức giá thấp, doanh nghiệp nên lựa chọn chương trình phù hợp với nhu cầu, bối cảnh công việc và kết quả cần đạt.

Doanh nghiệp đang cần xây dựng chương trình tiếng Anh phù hợp?

AROMA đồng hành cùng HR và L&D trong việc xác định nhu cầu, đánh giá năng lực và đề xuất chương trình đào tạo phù hợp với thực tế doanh nghiệp.

👉 Đăng ký tư vấn cùng AROMA để được trao đổi về nhu cầu đào tạo và phương án phù hợp cho doanh nghiệp. https://tinyurl.com/azwd67en