Cách xác định khoảng trống năng lực tiếng Anh của nhân sự trong doanh nghiệp

“Nhân viên tiếng Anh chưa tốt” chưa phải là một English Skill Gap – khoảng trống năng lực tiếng Anh đủ rõ để xây dựng chương trình đào tạo. HR cần biết nhân viên đang thiếu năng lực nào, cần đạt mức nào và khoảng cách đó ảnh hưởng đến công việc ra sao.

Cách tiếp cận hiệu quả là bắt đầu từ những công việc có thể quan sát, sau đó mới xác định năng lực và mức độ ưu tiên đào tạo.

1. Liệt kê các task sử dụng tiếng Anh

Trước tiên, HR cần xác định nhân viên đang sử dụng tiếng Anh để làm gì.

Có thể là:

• Viết và trả lời email.
• Tham gia cuộc họp.
• Gọi điện với khách hàng.
• Thuyết trình.
• Đọc tài liệu chuyên môn.
• Đàm phán hoặc xử lý tình huống.

Đầu ra: Danh sách các nhiệm vụ sử dụng tiếng Anh thực tế của từng vị trí.

Ví dụ, Sales có thể sử dụng tiếng Anh hàng ngày để trao đổi với khách hàng, trong khi kỹ sư chỉ cần đọc tài liệu vài lần mỗi tuần.

Khoảng trống năng lực nên bắt đầu từ công việc, không phải từ một bài kiểm tra chung.

2. Xác định chuẩn việc thực hiện của từng nhiệm vụ

Sau khi biết nhân viên cần làm gì, doanh nghiệp cần xác định thế nào là làm tốt.

Ví dụ với nhiệm vụ “tham gia cuộc họp”, yêu cầu có thể là:

• Hiểu được nội dung chính.
• Đưa ra ý kiến rõ ràng.
• Trả lời câu hỏi.
• Chủ động trao đổi khi có vấn đề.

Như vậy, thay vì đặt mục tiêu chung là “nâng trình độ tiếng Anh”, doanh nghiệp có một chuẩn năng lực gắn với công việc.

3. Quan sát năng lực hiện tại

Tiếp theo, HR cần tìm hiểu nhân viên đang thực hiện nhiệm vụ ở mức nào.

Có thể kết hợp bài đánh giá năng lực, phỏng vấn, quan sát hoặc mô phỏng tình huống công việc.

Ví dụ: nhân viên Sales có thể viết email khá tốt nhưng gặp khó khăn khi phản hồi trực tiếp trong cuộc gọi với khách hàng.

Đầu ra: Mô tả được năng lực hiện tại bằng hành vi cụ thể.

4. So sánh năng lực hiện tại với năng lực cần đạt được

Lúc này, doanh nghiệp có thể đặt hai yếu tố cạnh nhau:

Năng lực hiện tại: Nhân viên hiện làm được gì?
Năng lực cần đạt được: Công việc yêu cầu làm được gì?

Khoảng cách giữa hai mức này chính là khoảng trống năng lực cần được ưu tiên xử lý.

Ví dụ:

Năng lực hiện tại: Có thể trao đổi các thông tin đơn giản với khách hàng.
Năng lực cần đạt được: Có thể chủ động xử lý câu hỏi và phản hồi trong cuộc họp.
→ Khoảng trống: Khả năng phản xạ và xử lý tình huống trong giao tiếp công việc.

5. Xếp mức độ ưu tiên

Không phải mọi khoảng trống năng lực đều cần được đào tạo ngay. HR có thể ưu tiên dựa trên 3 yếu tố:

Tần suất

Nhiệm vụ sử dụng tiếng Anh xuất hiện càng thường xuyên, khoảng trống càng có khả năng ảnh hưởng đến hiệu suất.

Mức độ quan trọng

Một nhiệm vụ liên quan trực tiếp đến khách hàng, doanh thu hoặc hoạt động quan trọng của doanh nghiệp thường cần được ưu tiên hơn.

Rủi ro khi không thực hiện được

Nếu một nhân viên không thể thực hiện nhiệm vụ và phải phụ thuộc vào quản lý hoặc đồng nghiệp, khoảng trống đó có thể tạo ra chi phí và rủi ro vận hành.

Nguyên tắc: Không nhất thiết xử lý khoảng trống lớn nhất trước, mà nên xử lý khoảng trống năng lực có tác động lớn nhất.

Mẫu English Skill Gap Matrix

HR có thể bắt đầu bằng một bảng đơn giản:

Từ bảng này, doanh nghiệp có thể chuyển trực tiếp kết quả đánh giá năng lực thành ưu tiên đào tạo: ai cần học, học kỹ năng nào và học trong bối cảnh nào.

Kết luận

Xác định khoảng trống năng lực tiếng Anh không nên dừng ở việc phân loại nhân viên theo trình độ.

Một quy trình tốt cần đi từ:

Nhiệm vụ → Năng lực cần đạt được → Năng lực hiện tại → Khoảng trống năng lực → Ưu tiên đào tạo

Khi skill gap được mô tả bằng những hành vi và nhiệm vụ cụ thể, HR và L&D sẽ có cơ sở rõ hơn để thiết kế chương trình đào tạo, phân bổ nguồn lực và đo kết quả sau đào tạo.

Doanh nghiệp đang cần xác định English Skill Gap cho nhân viên?

AROMA đồng hành cùng HR và L&D trong đánh giá năng lực, xác định khoảng trống kỹ năng và xây dựng chương trình tiếng Anh theo bối cảnh công việc.

👉 Liên hệ AROMA để được tư vấn phương án đánh giá phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp. https://tinyurl.com/3asuyzkc