Từ “Chỉ 2 Người Gánh Tiếng Anh” Đến Đội Ngũ Tự Vận Hành Quốc Tế

Bối cảnh: 200 nhân sự nhưng chỉ 2 người xử lý tiếng Anh

Một công ty logistics 200 nhân sự tại TP.HCM, chuyên về xuất nhập khẩu và kho vận cho khách hàng FDI. Khoảng 60% doanh thu đến từ khách hàng nước ngoài tại Nhật, Hàn Quốc và Singapore.

Tuy nhiên, phần lớn giao tiếp tiếng Anh với khách hàng lại tập trung vào 2 người: một Operations Manager và một Senior Account Executive.

Khi một trong hai người vắng mặt, nhiều công việc liên quan đến email, trao đổi khách hàng hoặc xử lý vấn đề bằng tiếng Anh phải chờ hỗ trợ.

Bài toán lúc này không đơn thuần là “nhân viên chưa giỏi tiếng Anh”, mà là doanh nghiệp đang phụ thuộc quá nhiều vào một vài cá nhân có năng lực tiếng Anh.

AROMA bắt đầu bằng việc phân tích công việc

Trước khi xây dựng chương trình, AROMA thực hiện Job Task Analysis trong 2 tuần để xác định những vị trí thực sự cần tiếng Anh và những tình huống thường xuyên phát sinh.

Kết quả cho thấy 15 vị trí cần sử dụng tiếng Anh để làm việc hiệu quả, tập trung vào 5 nhóm nhu cầu chính:

• Phản hồi email khách hàng
• Báo cáo tiến độ shipment
• Họp với nhà vận chuyển nước ngoài
• Xử lý complaint
• Trao đổi về documentation và customs

Từ đó, chương trình không được triển khai theo một giáo trình chung cho tất cả nhân viên.

3 nhóm nhân sự — 3 chương trình khác nhau

AROMA chia chương trình thành 3 track dựa trên vai trò công việc:

Operations — 6 người
Tập trung vào email tiếng Anh và shipment reporting.

Account — 5 người
Tập trung vào customer communication và complaint handling.

Manager — 4 người
Tập trung vào meeting facilitation và documentation review.

Mỗi nhóm học 90 phút/tuần, kết hợp với Transfer Assignment được thiết kế theo đúng công việc của từng vị trí.

Nhờ vậy, học viên không chỉ học tiếng Anh trong lớp mà có cơ hội áp dụng ngay vào những tình huống họ đang xử lý tại doanh nghiệp.

Sau 8 tháng: Những con số thay đổi như thế nào?

Thời gian phản hồi email tiếng Anh

28 giờ → 6 giờ
Giảm 78%

Số người tự xử lý email tiếng Anh

2 người → 11 người

Incident trong meeting do miscommunication

Giảm 65%

Khiếu nại của khách hàng về communication

3,2/tháng → 0,4/tháng

Chi phí đào tạo 8 tháng

Khoảng 180 triệu đồng

Chi phí tiết kiệm ước tính

Khoảng 380 triệu đồng/năm

Điểm đáng chú ý nhất không chỉ là thời gian phản hồi email giảm từ 28 giờ xuống 6 giờ. Sau 8 tháng, số người có thể tự xử lý email tiếng Anh tăng từ 2 lên 11 người, giúp giảm sự phụ thuộc vào hai nhân sự ban đầu.

Đây chính là thay đổi mà một chương trình đào tạo tiếng Anh doanh nghiệp cần hướng tới: năng lực được mở rộng từ cá nhân sang đội ngũ.

CEO nhận thấy điều gì sau 8 tháng?

“Điều tôi ngạc nhiên nhất không phải là con số — mà là tinh thần của team.

Họ tự tin hơn hẳn. Không còn né tránh cuộc gọi từ khách nước ngoài.

Đó là thay đổi tôi không nghĩ có thể xảy ra trong 8 tháng.”

Với doanh nghiệp, đây là một kết quả khó thể hiện bằng điểm kiểm tra cuối khóa.

Khi nhân viên chủ động nhận cuộc gọi, tự xử lý email và trực tiếp trao đổi với khách hàng quốc tế, tiếng Anh bắt đầu trở thành một phần của năng lực vận hành, thay vì chỉ thuộc về một vài cá nhân.

Bài học từ case study đào tạo tiếng Anh công ty logistics Việt Nam

Case study này cho thấy doanh nghiệp không nhất thiết phải đào tạo tất cả nhân sự theo cùng một chương trình.

Điều quan trọng là xác định:

Vị trí nào cần tiếng Anh? → Họ dùng tiếng Anh để làm gì? → Kỹ năng nào tạo ra tác động lớn nhất? → Đo kết quả bằng chỉ số công việc nào?

Đó cũng là cách AROMA triển khai Context-First và Outcome-Based Design: bắt đầu từ bối cảnh thực tế và kết quả doanh nghiệp cần đạt được, sau đó mới xây dựng chương trình đào tạo.

Một chương trình tiếng Anh hiệu quả không chỉ trả lời được câu hỏi “nhân viên học được gì?”, mà cần trả lời được câu hỏi quan trọng hơn:

“Sau đào tạo, doanh nghiệp vận hành tốt hơn ở đâu?”

Nhận case study đầy đủ và khám phá chương trình phù hợp cho doanh nghiệp của bạn → https://tinyurl.com/5n7yxcmu