“Tự đào tạo nội bộ sẽ rẻ hơn” - Phép tính CEO thường bỏ sót khi so sánh Build vs Buy

Khi cân nhắc đào tạo tiếng Anh, nhiều CEO/CFO thường đặt hai phương án lên bàn cân: tự xây đội ngũ đào tạo nội bộ (Build) hoặc thuê đối tác chuyên nghiệp (Buy).

Trên bề mặt, tự tuyển một trainer có vẻ tiết kiệm hơn so với trả phí dịch vụ cho một đơn vị bên ngoài. Nhưng nếu chỉ so sánh lương trainer với phí thuê, doanh nghiệp đang bỏ qua nhiều chi phí ẩn của đào tạo nội bộ.

Bài toán đúng cần là: Tổng chi phí để tạo ra năng lực đào tạo thực tế là bao nhiêu?

Chi phí xây đội ngũ đào tạo nội bộ – không chỉ có lương

Một trainer full-time kéo theo nhiều khoản chi phí mà bảng ngân sách ban đầu thường không tính đầy đủ:

Tuyển dụng: khoảng 50 – 100 triệu đồng cho headhunt, tuyển dụng và thời gian HR.
Lương và phúc lợi: khoảng 20 – 35 triệu đồng/tháng, tương đương 240 – 420 triệu đồng/năm.
Thiết kế chương trình: khoảng 50 – 150 triệu đồng tùy quy mô và mức độ đặc thù.
Quản lý trainer: HR/L&D vẫn phải dành nguồn lực để quản lý, theo dõi chất lượng và tiến độ.
Rủi ro nghỉ việc: nếu trainer nghỉ giữa chương trình, doanh nghiệp phát sinh chi phí tuyển lại và có thể chịu gián đoạn đào tạo.
Cập nhật chương trình: khoảng 30 – 80 triệu đồng/năm để điều chỉnh nội dung theo nhu cầu doanh nghiệp.

Theo phép tính tham chiếu trên, tổng chi phí có thể lên tới 400 – 700 triệu đồng/năm cho một trainer full-time.

Đây mới là chi phí thực đào tạo, thay vì chỉ nhìn vào mức lương hàng tháng.

Thuê partner: doanh nghiệp đang mua cả một năng lực đào tạo

Với phương án Buy, doanh nghiệp trả một khoản phí dịch vụ bao gồm nhiều phần việc như thiết kế chương trình, triển khai, giảng dạy, báo cáo và điều chỉnh.

Theo khung tham chiếu của bài toán này, chi phí có thể khoảng 150–350 triệu đồng/năm cho nhóm 10 – 20 người, tùy phạm vi và yêu cầu đào tạo.

Ngoài chi phí trực tiếp, doanh nghiệp không phải tự gánh:

Chi phí tuyển dụng trainer.
Chi phí quản lý một vị trí full – time.
Chi phí xây dựng framework và giáo trình từ đầu.
Rủi ro chương trình bị gián đoạn khi trainer nghỉ việc.
Giới hạn chuyên môn của một trainer duy nhất.

Đổi lại, doanh nghiệp có thể tiếp cận đội ngũ giảng viên và phương pháp đào tạo phù hợp với nhiều nhóm vị trí khác nhau.

Khi nào Build nội bộ thực sự hợp lý?

Build không phải lúc nào cũng sai. Phương án này có thể phù hợp khi doanh nghiệp đồng thời có:

Quy mô đủ lớn: nhu cầu đào tạo liên tục, khoảng trên 150 học viên/năm.

Nội dung rất đặc thù: chương trình khó tìm được đối tác bên ngoài đáp ứng.

Chiến lược dài hạn: doanh nghiệp có kế hoạch đào tạo trên 5 năm và đội ngũ L&D đủ mạnh để quản lý.

Nếu chưa đáp ứng những điều kiện này, doanh nghiệp nên tính kỹ chi phí cố định trước khi quyết định tuyển trainer.

Tính nhanh bài toán Build vs Buy

CEO/CFO có thể bắt đầu bằng 3 câu hỏi:

1. Cần đào tạo bao nhiêu người mỗi năm?
Quy mô dưới 50 người/năm cần đặc biệt cân nhắc trước khi duy trì một trainer full – time.

2. Cần đào tạo nội dung gì?
Nếu nhu cầu trải rộng theo nhiều vị trí, ngành nghề và tình huống công việc, một trainer duy nhất có thể khó đáp ứng toàn bộ.

3. Nhu cầu kéo dài bao lâu?
Nếu chương trình chỉ cần triển khai trong dưới 3 năm, cần tính kỹ trước khi xây một đội ngũ có chi phí cố định dài hạn.

Đừng chỉ hỏi “Build hay Buy?”

Điều CEO/CFO cần so sánh không phải là:

Lương trainer < phí thuê ngoài → tự làm rẻ hơn.

Mà là:

Chi phí thực đào tạo = Nhân sự + Quản lý + Thiết kế + Cập nhật + Rủi ro gián đoạn.

Khi đặt hai phương án trên cùng một mặt bằng chi phí, doanh nghiệp mới có thể đánh giá đâu là cách phù hợp với quy mô, nhu cầu và chiến lược đào tạo của mình.

AROMA có thể cùng doanh nghiệp phân tích bài toán Build vs Buy theo quy mô thực tế, giúp làm rõ chi phí trước khi quyết định tự xây đội ngũ hay thuê partner đào tạo: https://tinyurl.com/5n8cfc5m