Khi nhân sự không dùng được tiếng anh trở thành chi phí ẩn của doanh nghiệp

Doanh nghiệp thường nhìn thấy chi phí đào tạo tiếng Anh trên ngân sách. Nhưng chi phí của việc nhân sự chưa dùng được tiếng Anh lại khó nhìn thấy hơn.

Một nhân viên phải nhờ đồng nghiệp xử lý email. Một cuộc họp cần người khác hỗ trợ. Một quản lý phải trực tiếp xử lý nhiệm vụ thay nhân viên.

Những khoảng thời gian này đều tạo ra chi phí. Vậy chi phí ẩn khi nhân sự chưa dùng được tiếng Anh đang nằm ở đâu?

Chi phí ẩn số 1 – Phụ thuộc vào một vài nhân sự

Khi chỉ một hoặc hai người có thể xử lý tiếng Anh, họ dễ trở thành “cầu nối” cho cả nhóm.

Email, tài liệu hay trao đổi với đối tác đều phải đi qua những người này. Khi khối lượng công việc tăng, tốc độ xử lý cũng bị ảnh hưởng.

Nếu nhân sự chủ chốt nghỉ phép hoặc chuyển việc, khoảng trống năng lực càng rõ ràng.

HR nên kiểm tra: Ai đang là người duy nhất xử lý các nhiệm vụ bằng tiếng Anh?

Insight: Một người biết tiếng Anh có thể giải quyết công việc. Nhưng nhiều người có năng lực phù hợp mới tạo được khả năng vận hành ổn định.

Chi phí ẩn số 2 – Thời gian xử lý công việc kéo dài

Một email đơn giản có thể phải qua nhiều lớp hỗ trợ. Tài liệu cần người đọc và giải thích. Cuộc họp với đối tác cần người phiên giải hoặc hỗ trợ nội dung.

Từng khoảng thời gian nhỏ có thể không xuất hiện trên báo cáo chi phí. Tuy nhiên, cộng dồn lại sẽ ảnh hưởng đến năng suất của nhiều nhân sự.

HR nên kiểm tra: Một nhiệm vụ bằng tiếng Anh hiện cần bao nhiêu người và bao nhiêu thời gian để hoàn thành?

Chi phí ẩn số 3 – Quản lý phải làm thay

Khi nhân viên chưa đủ năng lực sử dụng tiếng Anh, Manager có thể phải trực tiếp xử lý những nhiệm vụ vốn có thể giao cho nhân viên.

Điều này không chỉ làm tăng tải quản lý. Nó còn khiến Manager ít thời gian hơn cho các nhiệm vụ có giá trị cao hơn.

Ví dụ, thay vì tập trung vào khách hàng hoặc chiến lược đội nhóm, Manager phải xử lý email hoặc tham gia các cuộc trao đổi thay nhân viên.

HR nên kiểm tra: Có nhiệm vụ nào đang được Manager làm thay vì được giao trực tiếp cho nhân viên?

Chi phí ẩn số 4 – Cơ hội kinh doanh bị giới hạn

Năng lực tiếng Anh thấp có thể khiến doanh nghiệp khó chủ động tiếp cận khách hàng quốc tế.

Nhân sự có thể ngại tham gia cuộc họp, không tự tin trao đổi hoặc phải phụ thuộc vào người khác khi xử lý tình huống.

Khi đó, vấn đề không chỉ nằm ở kỹ năng ngôn ngữ. Doanh nghiệp có thể bỏ lỡ cơ hội mở rộng quan hệ và thị trường.

HR nên kiểm tra: Có cơ hội kinh doanh nào đang phụ thuộc vào một vài người có khả năng tiếng Anh?

Chi phí ẩn số 5 – Rủi ro vận hành

Nếu người giỏi tiếng Anh nghỉ phép hoặc chuyển việc, doanh nghiệp có thể mất ngay một mắt xích quan trọng.

Công việc vẫn phải tiếp tục nhưng không phải lúc nào cũng có người thay thế.

Đây là một dạng rủi ro năng lực. Nó đặc biệt đáng chú ý với các vị trí thường xuyên làm việc với khách hàng hoặc đối tác quốc tế.

HR nên kiểm tra: Nếu người đang phụ trách tiếng Anh vắng mặt, ai có thể tiếp nhận công việc?

Cách tự kiểm tra rủi ro

Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng ba câu hỏi:

Ai đang xử lý tiếng Anh?
Họ đang xử lý những nhiệm vụ nào?
Nếu họ vắng mặt, ai có thể thay thế?

Từ đó, HR có thể xác định những vị trí đang phụ thuộc quá nhiều vào một cá nhân.

Giải pháp: Xây English Redundancy

Thay vì đào tạo đại trà, doanh nghiệp có thể xây năng lực dự phòng có chủ đích.

Nhóm nhân sự ưu tiên nên được xác định dựa trên mức độ sử dụng tiếng Anh và tác động của công việc. Sau đó, doanh nghiệp xây năng lực cho thêm những nhân sự có thể tiếp nhận nhiệm vụ khi cần.

Mục tiêu không phải để tất cả nhân viên giỏi tiếng Anh như nhau. Mục tiêu là không để một người trở thành điểm phụ thuộc duy nhất.

Kết luận

Chi phí ẩn khi nhân sự chưa dùng được tiếng Anh không chỉ nằm ở thời gian học hay ngân sách đào tạo.

Doanh nghiệp còn có thể phải trả bằng thời gian của Manager, năng suất đội nhóm, cơ hội kinh doanh và rủi ro khi mất nhân sự chủ chốt.

Vì vậy, HR và L&D nên xác định ai cần tiếng Anh, dùng vào việc gì và nếu người đó vắng mặt thì ai có thể thay thế trước khi quyết định ngân sách đào tạo.

Doanh nghiệp đang gặp tình trạng nhân sự không dùng được tiếng Anh?

AROMA hỗ trợ doanh nghiệp xác định đúng vị trí – đúng nhu cầu – đúng năng lực cần phát triển và xây dựng chương trình đào tạo phù hợp với bối cảnh công việc.

👉 Đăng ký tư vấn cùng AROMA ngay hôm nay. https://tinyurl.com/mr27d22e