Hướng dẫn viết báo cáo tiếng Anh đơn giản mà hiệu quả

Đối với người đi làm thì việc viết báo cáo hẳn đã không còn xa lạ gì, nhưng liệu nếu bạn đã biết cách viết báo cáo bằng tiếng Anh chuẩn mực?  Trong bài học hôm nay, aroma xin hướng dẫn một số điều cơ bản nhất để các độc giả, đặc biệt là những người đang làm việc trong môi trường có yếu tố quốc tế, không còn gặp khó khăn nếu phải viết báo cáo bằng tiếng Anh.

I/ Introduction

Đây là phần mở đầu bản báo cáo bằng tiếng Anh. Bạn cần phải thể hiện được mục đích chính của bản báo cáo. Bạn có thể sử dụng những cấu trúc câu mẫu dưới đây:

• The aim/purpose of this report is to consider/suggest/…: mục đích của báo cáo này là để xem xét, đề nghị
• This report is intended to…: báo cáo này nhằm
•  Below is a summary of the most important relevant points as well as some recommendations: dưới đây là một bản tóm tắt những điểm quan trọng nhất cũng như là một số kiến nghị
• The following report describes / evaluates / outlines / provides an account of…: Bản báo cáo sau đây sẽ mô tả / đánh giá / vạch ra / trình bày…
• The aim/purpose of this report is to consider/suggest/…: mục đích của báo cáo này là để xem xét, đề nghị…
• This report looks into… and suggests… : Báo cáo này nghiên cứu về vấn đề… và đề xuất…
• This report studies… and recomends… : Báo cáo này nghiên cứu về vấn đề… và đề xuất…

II/ Reporting results

Tiếp theo đó là phần báo cáo kết quả, nêu ra những công việc/ hoạt động vừa được thể hiện trong báo cáo tiếng Anh. Bạn có thể sử dụng một số cấu trúc sau:

• Most people seem to feel that…: hầu hết mọi người có vẻ cảm thấy…
• Several people said/told me/suggested/thought that…: nhiều người đã nói/ đề nghị/ nghĩ rằng…
• What is known about….is mainly based on…: Những thông tin thu thập được về…chủ yếu dựa trên…
• Expected effects on sales / branding / customer service….would be…: Chúng tôi dự đoán giải pháp này sẽ tác động đến doanh thu bán hàng / nhận diện thương hiệu / dịch vụ khách hàng…theo hướng…
• The collected data of…revealed that…: Dữ liệu thu được từ….đã chỉ ra rằng…
• A vast majority of attendees mentioned / expressed / proved that…: Phần đông những người tham gia khảo sát đề cập/ bày tỏ/ cho thấy

III/ Conclude 

Cuối cùng, bạn đừng bỏ quên phần kết luận của báo cáo nhé.

• For the reasons given above,…: Từ những lý do đề cập ở trên, chúng ta có thể đi đến kết luận rằng…
• The conclusions to be drawn from these facts is that…: Những kết luận thu được gồm:
• I believe / trust / hope that the report will receive due consideration: Tôi hi vọng / tin / mong rằng bản báo cáo sẽ được xem xét kỹ lưỡng.
• Most people thought the results were excellent: Hầu hết mọi người đều nghĩ kết quả rất xuất sắc.
• It is clear that there is a major problem with…: Rõ ràng là vẫn còn một vấn đề lớn với….
• The figures of the survey demonstrates that…: Những con số từ cuộc khảo sát chứng minh rằng….
• All of the team members worked very effectively…: Toàn bộ thành viên trong nhóm đều làm việc hiệu quả…

IV/ Making recommendations

Nếu bạn có bất cứ đề xuất gì về kế hoạch, bạn có thể sử dụng các cấu trúc câu sau trong bản báo cáo tiếng Anh

• I would therefore recommend that we expand the library/installing a new coffee machine…: Vì vậy tôi xin đề nghị chúng ta mở rộng thư viện / lắp đặt một máy pha cà phê mới…
• It would seem that banning mobile phones is the best idea: Có vẻ như việc cấm sử dụng điện thoại là lựa chọn hợp lý nhất
• Having considered the options, …: sau khi xem xét các lựa chọn…
• I would like to suggest/recommend…: tôi muốn đề xuất/ kiến nghị… – You may wish to consider …: anh có thể xem xét…
• It might be advisable / preferable / desirable / commendable to…: Để cải thiện tình hình, công ty có thể áp dụng biện pháp…
• In the light of the survey, I make the following recommendations.: Dựa trên kết quả khảo sát, tôi xin đưa ra một số kiến nghị sau.
• I strongly recommend that…/ I have no hesitation in recommending that… / I am of the opinion that…: Tôi đề xuất rằng…
• It would be to our advantage if…: Tôi tin rằng công ty sẽ có ưu thế nếu…
• According to the report, I think that we should…: Theo bản báo cáo, tôi nghĩ rằng chúng ta nên….
• Having considered the options, we should…: Sau khi xem xét các lựa chọn, chúng ta nên….
• I would like to suggest that…: Tôi muốn gợi ý rằng….

Trên đây là cách viết báo cáo tiếng Anh, tuy nhiên nếu bạn muốn tìm hiểu thêm cách trình bày báo cáo trong các cuộc họp bằng tiếng Anh, bạn có thể tham khảo tại: http://aroma.vn/mau-cau-huong-dan-bao-cao-cong-viec/

V/ Các cụm từ trong báo cáo tiếng Anh thường dùng:

1/ The problem (vấn đề)

• There is a significant problem of : có một vấn đề quan trọng về…
• This can be looked at by…: điều này có thể được xem xét bởi…
• One way to examine this point is: một cách để khảo sát điểm này là…
• It is important to : đó là quan trọng để…

2/ Response to the problem (giải đáp cho các vấn đề)

• Thus: do đó, như vậy
• Therefore: do vậy, do đó, vì thế
• As a result: kết quả là

3/ Introduction language  (ngôn ngữ giới thiệu)

• sets out: đưa ra, đặt ra
• shows: trình bày, cho thấy
• demonstrates: chứng minh, chứng tỏ
• establishes: thiết lập, củng cố
• shows why: cho thấy tại sao…
• shows how: chỉ ra làm thế nào…

4/ Way of dealing with the issue (cách đối phó với vấn đề)

• Approach: cách tiếp cận, phương pháp
• Method: phương pháp
• The approach used here: cách tiếp cận/ phương pháp được sử dụng ở đây là
• Qualitative: định tính
• Quantitative: định lượng

5/ Action related to the issue (hành động liên quan đến vấn đề)

• respond to: đáp ứng với…
• react to: phản ứng với..
• take account of : có tính đến…

6/ Action you recommend (hành động/ giải pháp bạn đưa ra)

• Recommend: giới thiệu, đề nghị, tiến cử
• must / should / ought to: phải/ nên
• to be recommended: được đề nghị
• to approve: phê duyệt, chứng minh, xác nhận

7/ Ways of discussing how people respond to issues (cách diễn tả mức độ phản hồi của mọi người về một vấn đề)

• Flexible: linh hoạt
• Inflexible: không linh hoạt, cứng nhắc
• Suitable:  phù hợp
• Unsuitable: không phù hợp
• Appropriate: thích hợp
• Inappropriate: không thích hợp
• Correct: chính xác
• Incorrect: không chính xác
• Right: đúng
• Wrong: sai

8/ Reasons for a problem (nói về các lý do của vấn đề)

• Cause: nguyên nhân
• Create: tạo nên
• Effect:  ảnh hưởng, hiệu quả
• Induce: gây ra, khiến
• Produce: sinh ra, kết quả

9/ Reason a problem is serious (nói về tại sao vấn đề đó nghiêm trọng)

• results in: kết quả trong…
• has the effect of : có tác động…
• contribute to: góp phần vào…
• adds to: bổ sung thêm, làm tăng thêm
• to aid: để hỗ trợ

10/ Results & conclusions (kết quả và kết luận)

• Support: hỗ trợ
• show indicate
• can be interpreted: có thể được giải thích
• should be understood as: nên được hiểu như là
• demonstrate: chứng minh
• establish: thiết tập, củng cố

Hi vọng một số cấu trúc và từ vựng cơ bản mà AROMA sẽ phần nào hữu ích cho công việc viết báo cáo tiếng Anh của bạn. Để có thêm tài liệu và bài học tiếng Anh bổ ích, bạn vui lòng đăng ký tại đây.