Mẫu thư tiếng anh thương mại trả lời phàn nàn từ khách hàng
Trong thương mại, việc nhận phản hồi từ khách hàng là công việc thường gặp. Nhưng đôi khi, chúng ta nhận được những lời phàn nàn từ khách hàng về lỗi của sản phẩm hay dịch vụ. Vậy làm thế nào để viết một bức thư trả lời một cách hợp lý? Hãy cùng Aroma luyện tập cách viết qua mẫu thư tiếng anh thương mại trả lời phàn nàn từ khách hàng nhé.
1-Heading
Cũng giống như những mẫu thư khác, phần Heading cần phải có tên và địa chỉ của người gửi và người nhận, và ngày tháng.
Ví dụ:
Golden Goods (Tên công ty)
171 Main Road (Địa chỉ công ty)
Chiengmai, Thailand
Tel/Fax 2235 2449 (số điện thoại)
13 Feb 2017 (ngày tháng viết thư)
Mr J Wang (tên người nhận)
Purchasing Officer (chức vụ người nhận nếu có)
Fortune Funiture (tên công ty người nhận)
317 Orchard Road (địa chỉ công ty/cá nhân người nhận)
Singapore
2-Salutation/Open
Thường trong trường hợp này, bạn đã biết tên người nhận nên có thể dùng “Dear Ms/ Mr./ Mrs. + tên,”
Trong trường hợp bạn chưa biết tên người nhận, bạn nên dùng “Dear Sir or Madam,”
3-Body
-Điều đầu tiên bạn cần làm là thông báo cho người nhận rằng bạn đã nhận được thư phàn nàn từ họ. Bạn có thể bắt đầu bằng:
- Thank you for your letter of … regarding / concerning / in connection with …: cảm ơn quý khách về lá thư liên quan đến………………
- I refer to your letter of … about / relating to …: Tôi muốn phản hồi lá thứ của bạn về……..
- Thank you for your letter alerting us to the problem you have been having with……..: cảm ơn về lá thư của bạn thông báo cho chúng tôi về vấn đề bạn gặp phải với………
-Tiếp đến bạn nên bày tỏ lời xin lỗi về những vấn đề về sản phẩm hay dịch vụ được đề cập đến dù lỗi đó có phải do công ty bạn gây ra hay không.
- We must apologise for ………: Chúng tôi phải xin lỗi về việc…….
- We sincerely apologise for ………….: Chúng tôi chân thành xin lỗi về việc…………..
- Please accept our apologies for ……….: Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi của chúng tôi về………………..
- I would like to apologise for the error made by our company in (verb+ing)……….: Tôi muốn xin lỗi về sự việc gây ra bởi công ty tôi trong việc……………
- I sincerely apologize for any inconvenience these issues may have caused you.: Tôi thật sự xin lỗi vì những bất tiện mà vấn đề này gây ra cho quý khách.
-Sau khi xin lỗi, bạn nên giải thích vì sao sự việc đó lại xảy ra.
- Nhận định rằng công ty bạn đã nghiên cứu về vấn đề đó
As a result of our investigation, we found that… : sau kết của cuộc điều tra, chúng tôi nhận thấy…….
- Nêu nguyên nhân của sự việc
The error was caused by … / was due to …….: lỗi là bị gây ra bởi…../do………
Apparently, the problem was the result of … / resulted from …..:dường như, vấn đề là kết quả của……./gây ra từ………..
The cause of / reason for the mistake was …:nguyên nhân của vấn đề là………
- Hệ quả
As a result ………: kết quả là…..
This led to ………: điều này dẫn đến…….
Consequently ……..: kết quả là
- Giải pháp:
We have modified / changed our ……..: Chúng tôi đã điều chỉnh………..
We have implemented a system to……….: Chúng tôi đã lắp đặt một hệ thống…….
To prevent re-occurrences we have set up a verification procedure: để tránh việc tương tự xảy ra, chúng tôi đã lắp đặt quy trình kiểm tra.
- Cam kết
We assure you that this will not happen again.: chúng tôi bảo đảm rằng sự việc này sẽ không xảy ra nữa.
–Việc cuối cùng là bạn phải đưa ra hướng giải quyết vấn đề của khách hàng
- As a gesture of our regret, we are prepared to …/ we are willing to …/ we would like to …….: để bày tỏ sự tiếc nuối, chúng tôi sẵn sàng…./muốn……
- To show goodwill, we will …….: để bày tỏ thiện chí, chúng tôi sẽ……..
- We have dispatched the new/replaced items by express courier. They should arrive by Wednesday, 15 February 2017.: Chúng tôi đã gửi một kiện hàng mới qua bên vận chuyển. Hàng sẽ đến vào thứ 4 ngày 15 tháng 2 năm 2017.
- To show our goodwill, we would like to offer you a 5% discount on your next order with us.: để bày tỏ thiện chí, chúng tôi đề nghị giảm giá 5% cho lần mua hàng tiếp theo của quý khách.
- We will send our staff to check and repair your equipment without fees.: Chúng tôi sẽ cử nhân viên đến kiểm tra và sửa chữa miễn phí cho quý khách.
4-Closing
-Bày tỏ mong muốn nhận phản hồi hay được tiếp tục được hợp tác làm ăn trong tương lai.
- We look forward to receiving your further orders, and assure you that they will be filled correctly / promptly.: Chúng tôi mong đợi những đơn hàng tiếp theo của quý khách và bảo đảm rằng chúng đẽ được đáp ứng đầy đủ.
- We look forward to your continued custom, and to serving you again.: Chúng tôi mong đợi lần giao dịch tiếp theo và hân hạnh được phục vụ quý khách.
- Kết thư
-Nếu là khách hàng mới, bạn có thể dùng
- Faithfully yours,
- Sincerely yours,
-Với khách hàng thân thiết hơn, bạn có thể dùng
- Best wishes,
- Regards,
- Best regards,
Trên đây, Aroma đã giới thiệu trình tự mẫu thư tiếng anh thương mại trả lời phàn nàn từ khách hàng . Các bạn hãy đọc và vận dụng nhé. Chúc các bạn thành công.
Hướng dẫn chi tiết cách viết đoạn văn bằng tiếng anh về gia đình hay nhất
