QUY TRÌNH 07 BƯỚC KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG ĐÀO TẠO TIẾNG ANH CHO DOANH NGHIỆP TẠI AROMA

Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay, chất lượng là yếu tố sống còn giúp doanh nghiệp duy trì vị thế và thu hút khách hàng. Để đảm bảo sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng được kỳ vọng của thị trường, quy trình kiểm soát chất lượng (QC – Quality Control) cần được thiết lập và thực hiện một cách nghiêm ngặt. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về quy trình kiểm soát chất lượng, các bước thực hiện cụ thể, lợi ích, thách thức và những lưu ý quan trọng.

1. GIỚI THIỆU CHUNG

1.1. Định nghĩa về kiểm soát chất lượng

Kiểm soát chất lượng là quá trình giám sát và đánh giá các hoạt động sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ để đảm bảo chúng đáp ứng các tiêu chuẩn đã đề ra. QC bao gồm việc kiểm tra, phát hiện lỗi và thực hiện các biện pháp khắc phục nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ luôn ở mức cao nhất.

1.2. Vai trò của quy trình kiểm soát chất lượng

Quy trình kiểm soát chất lượng không chỉ giúp đảm bảo sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng được các tiêu chuẩn cần thiết, mà còn góp phần tăng sự hài lòng của khách hàng, từ đó duy trì và nâng cao uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.

1.3.  Lợi ích của quy trình kiểm soát chất lượng

Đảm bảo sản phẩm/dịch vụ đạt chuẩn: Một quy trình kiểm soát chất lượng hiệu quả đảm bảo rằng mọi sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp đều đáp ứng được yêu cầu của khách hàng cũng như các tiêu chuẩn ngành nghề.

Tăng năng suất và hiệu quả: Khi các lỗi và sai sót được phát hiện và khắc phục kịp thời, doanh nghiệp có thể tránh được những gián đoạn trong sản xuất, từ đó tăng năng suất và hiệu quả làm việc.

Giảm chi phí và lãng phí: Việc giảm thiểu lỗi không chỉ giúp tăng chất lượng sản phẩm mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tránh được những tổn thất do phải sửa chữa hoặc sản xuất lại.

Tăng cường sự hài lòng của khách hàng: Khi sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng tốt kỳ vọng của khách hàng, sự hài lòng sẽ tăng lên, từ đó tạo dựng lòng tin và sự trung thành của khách hàng đối với thương hiệu.

• 4 lợi ích lâu dài từ việc đầu tư đào tạo tiếng Anh cho doanh nghiệp

2. QUY TRÌNH KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG

2.1. Xác định yêu cầu và tiêu chuẩn chất lượng

Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ các yêu cầu và tiêu chuẩn chất lượng cần đạt được. Điều này bao gồm cả việc tham khảo các tiêu chuẩn quốc tế hoặc ngành nghề liên quan, đảm bảo rằng mọi sản phẩm hoặc dịch vụ đều đạt được các yêu cầu khắt khe nhất.

2.2. Lập kế hoạch kiểm soát chất lượng

Sau khi xác định được tiêu chuẩn, bước tiếp theo là lập kế hoạch kiểm soát chất lượng chi tiết. Kế hoạch này bao gồm việc lựa chọn các công cụ, phương pháp kiểm tra và thời điểm tiến hành kiểm tra để đảm bảo mọi giai đoạn của quy trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ đều được giám sát chặt chẽ.

2.3. Thực hiện kiểm tra và giám sát

Trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, việc kiểm tra và giám sát là vô cùng quan trọng. Điều này giúp phát hiện sớm các lỗi hoặc sai sót, từ đó có thể thực hiện các biện pháp khắc phục kịp thời, đảm bảo chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ không bị ảnh hưởng.

2.4. Phân tích kết quả kiểm tra

Kết quả từ các đợt kiểm tra cần được phân tích kỹ lưỡng để so sánh với các tiêu chuẩn đã đề ra. Việc phân tích này giúp xác định được mức độ đáp ứng tiêu chuẩn của sản phẩm hoặc dịch vụ, cũng như các vấn đề cần cải thiện.

2.5. Hành động khắc phục và phòng ngừa

Khi phát hiện lỗi hoặc sai sót, doanh nghiệp cần nhanh chóng thực hiện các biện pháp khắc phục và đồng thời lập kế hoạch phòng ngừa để tránh tái diễn những lỗi tương tự trong tương lai.

2.6. Đánh giá và cải tiến quy trình

Quy trình kiểm soát chất lượng cần được đánh giá liên tục để đảm bảo hiệu quả. Dựa trên những kết quả đánh giá này, doanh nghiệp có thể điều chỉnh và cải tiến quy trình nhằm nâng cao chất lượng trong tương lai.

3. QUY TRÌNH KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG ĐÀO TẠO TẠI AROMA

3.1. Trước khóa học – Kiểm soát chất lượng đầu vào

3.1.1. Tổ chức kiểm tra trình độ đầu vào

– Tiến hành kiểm tra song song hai hình thức: Trắc nghiệm và Phỏng vấn trực tiếp.

– Sau kiểm tra, AROMA làm bảng đánh giá chi tiết cho từng học viên về điểm của từng kỹ năng nghe, đọc, nói; điểm mạnh, điểm yếu… (khả năng phản xạ, độ trôi chảy, khả năng phát âm, từ vựng,…)

– Tổng hợp điểm của các học viên gửi cho doanh nghiệp

• 03 lợi ích doanh nghiệp nhận được sau khoá đào tạo tiếng Anh tại aroma

3.1.2. Xây dựng bộ hồ sơ học viên và chương trình học

– Xây dựng hồ sơ từng học viên trước khóa học

– Xây dựng chương trình học có yêu cầu đầu ra cho từng bài, cho từng giai đoạn của khóa học.

3.2. Trong khóa học

3.2.1. Bắt đầu khóa học

– AROMA lập hệ thống tương tác AROMA Service Desk để quản lý các học viên.

– Thiết lập Email Group của lớp, bao gồm email của các học viên, giáo viên, quản lý

lớp học của AROMA và quản lý lớp học. Đây là nơi tương tác giữa học viên, giảng

viên và quản lý lớp học của lớp.

3.2.2. Trong quá trình học

– Giảng viên và quản lý lớp sẽ theo dõi và cập nhật hồ sơ học viên qua mỗi buổi học về tính chuyên cần, thái độ, kết quả học tập, đánh giá của giáo viên.

– Sau mỗi buổi học, giảng viên hoặc quản lý lớp học sẽ gửi tóm tắt nội dung bài học cho học viên thông qua group mail lớp học. Đồng thời nhắc nhở việc tham gia lớp học và làm bài tập về nhà với từng học viên.

– AROMA sẽ tổng hợp và báo cáo tình hình lớp học 03 buổi/lần cho doanh nghiệp về những nội dung đã học, chuyên cần của lớp học, kết quả học tập của từng học viên, đánh giá nhận xét và lời khuyên của giảng viên cho từng học viên.

– AROMA phối hợp với phụ trách đào tạo trao đổi về tình hình từng học viên để đảm bảo sự tiến bộ của mỗi học viên cũng như có những đề xuất giải pháp kịp thời để đảm bảo tiến độ khóa học.

– Sau mỗi tháng, AROMA sẽ tổ chức kiểm tra đánh giá giữa kỳ và gửi báo cáo về từng học viên cũng như về lớp học cho phụ trách đào tạo.

3.2.3. Kết thúc khóa học – Kiểm soát chất lượng đầu ra

– Tổ chức kiểm tra cuối khóa học theo bài kiểm tra của aroma về giao tiếp

– Làm báo cáo kết quả cuối khóa học + Kết quả chi tiết của từng kỹ năng + Điểm mạnh của học viên sau khi kết thúc khóa học + Những điểm cần cải thiện của học

viên + Điểm chuyên cần toàn khóa

– Cấp chứng chỉ cho học viên dựa vào kết quả đánh giá cuối kỳ

3.3. Sau khóa học

– AROMA gửi bài học tiếng Anh hàng tuần cho học viên. Bài học tiếng Anh là các tình

huống trong công việc và đời sống theo chủ đề qua email để học viên có thể tự học,

tự phát triển thêm vốn từ vựng cho bản thân.

– Hỗ trợ học viên trong công việc thực tế: chuẩn bị, kiểm tra các tài liệu, chuẩn bị cho

các buổi thuyết trình, gặp gỡ khách hàng … qua email, điện thoại, skype, trực tiếp

nếu có thể.

Kết luận

Quy trình kiểm soát chất lượng là một phần không thể thiếu trong hoạt động sản xuất và cung cấp dịch vụ của bất kỳ doanh nghiệp nào. Nó không chỉ đảm bảo sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng được tiêu chuẩn mà còn giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín, giảm thiểu chi phí và tăng cường sự hài lòng của khách hàng. Để đạt được những lợi ích này, doanh nghiệp cần thực hiện quy trình kiểm soát chất lượng một cách chặt chẽ và liên tục cải tiến dựa trên những đánh giá thực tế.