Tiếng Anh hành chính văn phòng những câu phổ thông nhất bạn phải biết

Trong tiến trình hội nhập của nền kinh tế như hiện nay, tiếng Anh trở thành một phần không thể thiếu giúp chúng ta thăng tiến trong công việc. Dưới đây là tổng hợp các từ vựng tiếng Anh hành chính văn phòng cũng như một số mẫu câu giao tiếp bằng tiếng Anh thường được sử dụng trong môi trường công sở:

TỔNG HỢP TỪ VỰNG TIẾNG ANH HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG:

1. mail digest: bảng tóm tắt thư tín
2. telephone message form: mẫu ghi nhớ nhắn tin qua điện thoại
3. ability: khả năng
4. active file: hồ sơ đang hoạt động
5. adaptive: thích nghi
6. address book: sổ ghi địa chỉ
7. adjusting pay rates: điều chỉnh mức lương
8. administrative assistant: trợ lý hành chính
9. administrative control: kiểm tra hành chính
10. administrative manager: giám đốc hành chính
11. administrative official letter: công văn hành chính
12. administrative text: văn bản hành chính
13. accounting manager: trưởng phòng kế toán
14. assistant manager: trợ lý giám đốc
15. aggrieved employee: nhân viên bị ngược đãi
16. airline timetables: thời biểu chuyến bay
17. informal meeting: cuộc họp nội bộ/không nghi thức
18. president : chủ tịch
19. production manager: trưởng phòng sản xuất
20. personnel manager : trưởng phòng nhân sự
21. annotate: chú giải/chú thích
22. answering your call: (returned your call) trả lời gọi điện thoại của ông/bà trước đây
23. information handling: xử lý thông tin
24. assignment: phân công công tác
25. attendance: số người tham dự
26. attention line: dòng lưu ý trong thư
27. benefits: phúc lợi
28. body of latter: phần thân bài
29. briefing session: cuộc họp báo cáo tình hình
30. budget meeting: họp về ngân sách
31. business card: danh thiếp
32. business correspondence: giao dịch thương mại
33. business letter: thư tín thương mại
34. call a meeting: triệu tập cuộc họp
35. horizontal files: hồ sơ để nằm
36. carbon copy: bản sao
37. career employee: nhân viên chính ngạch/biên chế
38. career planning and development: kế hoạch và phát triển nghề nghiệp
39. central mailroom: phòng văn thư trung ương
40. centralization:tập trung
41. checklist: danh sách kiểm tra
42. circular: thông tư
43. circular letter: thư thông báo nội bộ
44. clerk typist: nhân viên đánh máy
45. closing paragraph: đoạn kết thúc
46. collective agreement: thỏa ước tập thể
47. combined operation: hoạt động tổng hợp
48. handling interruptions: xử lý tình huống làm gián đoạn
49. important records: hồ sơ quan trọng
50. manager: ban quản lý
51. management : sự quản lý
52. marketing manager: trưởng phòng marketing
53. managing director: giám đốc điều hành
54. immediate attention: khẩn
55. computer-assisted retrieval system: hệ thống truy tìm nhờ máy tính hỗ trợ
56. computing: tính toán
57. conference: hội nghị
58. conference room: phòng họp
59. conflict: mâu thuẫn
60. conflict tolerance: chấp nhận mâu thuẫn
61. constitution: hiến pháp
62. controlling: kiểm tra
63. convention: công ước hội nghị
64. conveyor belt: băng tải
65. cool color: màu mát
66. copies of activities of interest: nhật ký các hoạt động đáng chú ý
67. corporate meeting: họp cấp cty
68. correcting: sửa sai
69. correspondence: thư tín liên lạc
70. courier: nhân viên chạy văn thư
71. in conference: đang dự hội nghị

72. co-workers: người cộng sự
73. incoming mail: văn thư đến
74. input information flow: luồng thông tin đầu vào
75. database: cơ sở dữ liệu
76. department manager: trưởng phòng, giám đốc bộ phận
77. director : giám đốc
78. data processing supervisor: kiểm soát viên xử lý dữ kiện

79. date and time stamping: đóng dấu ngày giờ
80. date line: dòng ngày tháng trong thư
81. daybook: sổ tay hay sổ nhật ký
82. decentralization: phân tán
83. decision: quyết định
84. decree (executive order):  nghị định
85. delay: trì hoãn, chờ đợi
86. inside address: địa chỉ bên trong thư
87. inspection: kiểm tra
88. desk files: hồ sơ để trên bàn
89. diary (daybook):  sổ tay hay sổ nhật ký
90. dictating machine: máy đọc
91. digest: bảng tóm tắt thông tin
92. directing: điều hành
93. directive: chỉ thị
94. dispatching (assignment):  phân công công tác
95. distributing mails: phân phối thư tín
96. due: thời hạn/kỳ hạn
97. dynamic: năng động
98. elapsed time: thời gian trôi qua
99. employee manual (handbook):  sổ tay nhân viên
100. enclosure: đính kèm
101. engineered standard: tiêu chuẩn tính toán qua mẫu
102. executive order (decree):  nghị định
103. executive secretary: thư ký giám đốc
104. inactive files: hồ sơ không còn hoạt động
105. file clerk: nhân viên lưu trữ hồ sơ
106. file folder: bìa hồ sơ
107. file guide: phiếu hướng dẫn hồ sơ
108. filing: lưu trữ, sắp xếp
109. filing systems: hệ thống sắp xếp lưu trữ
110. functional centralization: tập trung theo chức năng
111. final agenda: chương trình/ lịch trình nghị sự chính thức
112. forwarding address: địa chỉ chuyển tiếp
113. fourth-class mail: thư loại 4
114. first-class mail: thư loại 1
115. flow of work: luồng công việc
116. folder: phiếu/bìa kẹp hồ sơ
117. following up: theo dõi
118. information manager: trưởng phòng thông tin
119. form simplification and control: đơn giản hóa và kiểm soát biểu mẫu
120. finance manager: trưởng phòng tài chính
121. gravity motion: thao tác rơi theo trọng lượng
122. group discussion: cuộc họp nhóm
123. gantt chart: sơ đồ gantt
124. generalists (multifunctional/traditional):  thư ký tổng quát
125. handout: tài liệu phát tay
126. hard copy: văn bản in trên giấy
127. high payoff items: những việc quan trọng và có lợi
128. high priority folder: hồ sơ khẩn ưu tiên số 1
129. handbook (employee manual): sổ tay nhân viên
130. handle paperwork accumulation: giải quyết/xử lý hồ sơ công văn tồn đọng

• Từ vựng tiếng anh chuyên ngành của kế toán

CÁC MẪU CÂU GIAO TIẾP THÔNG DỤNG TRONG TIẾNG ANH HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG:

– He’s in a meeting: Anh ấy đang có cuộc họp

– What time does the meeting finish?: Mấy giờ thì cuộc họp đó mới kết thúc?

– What time does the meeting start?: Cuộc họp bắt đầu lúc mấy giờ nhỉ?

– He’s been promoted:  Anh ta vừa  được thăng chức

– She’s resigned: Cô ta đã xin thôi việc rồi

– I need to do some photocopying: Tôi phải phô tô tài liệu

– This invoice is overdue:  Đã quá hạn thanh toán hóa đơn này

– Where’s the photocopier?: Chiếc máy phô tô ở đâu rồi?

– He’s not in today: Hôm nay anh ấy không đi làm

– She’s on maternity leave: Cô ấy đang trong thời gian nghỉ sinh

– She’s on holiday: Đang là ngày nghỉ lễ của cô ấy.

– Do you need any help?: Quý ông/bà có cần hỗ trợ về vấn đề gì không?

– Sorry to keep you waiting: Thành thật xin lỗi khi bắt ông/bà phải chờ lâu

– What can I do for you: Tôi có thể hỗ trợ ông bà trong vấn đề gì?

– How long has your company been established?: Công ty anh/chị được thành lập bao lâu rồi?

– How many departments do you have?: Công ty anh/chị có bao nhiêu phòng ban?

– How do you get to work?: Anh/Chị đến cơ quan bằng phương tiện gì?

– What time does the meeting start?: Mấy giờ cuộc họp bắt đầu?

– What time does the meeting finish?: Mấy giờ thì cuộc họp kết thúc?

– I’m honored to meet you: Thật vinh hạnh được gặp anh/chị.

– Will you wait a moment, please?: Xin anh/chị vui lòng chờ một chút có được không?

– Can I help you?: Tôi có thể giúp gì được anh/chị?

Nếu bạn là dân công sở mà vẫn muốn có một nền tảng tiếng anh cơ bản, có thể giao tiếp và xử dụng trong công việc, thì hãy đến với khóa học tiếng anh cho người đi làm tại aroma nhé, với lịch học 100% là vào buổi tối phù hợp cho người đi làm hoặc người bận rộn, đảm bảo sau 2 tháng chắc chắn khả năng của bạn sẽ tăng lên một lever rất cao.

Thông qua bài viết này, AROMA hi vọng sẽ giúp ích cho bạn trong việc nâng cao vốn tiếng Anh hành chính văn phòng, để bạn có thể đạt được những bước tiến mới trong công việc.