Hội thoại tiếng Anh xuất nhập khẩu – Tình huống lỗi chứng từ

Việc học hội thoại tiếng Anh xuất nhập khẩu để xử lý lỗi chứng từ vô cùng quan trọng và hữu ích. Xuất nhập khẩu đang là một ngành nghề xu hướng và có tiềm năng phát triển mạnh mẽ, tuy nhiên lại đòi hỏi người đi làm phải có trình độ tiếng Anh chuyên ngành tương đối tốt để giao tiếp và thỏa thuận được với những khách hàng nước ngoài.

Lỗi chứng từ là một trong những tình huống phổ biến và thông dụng nhất trong quá trình xuất nhập khẩu. Hãy ghi nhớ bộ thuật ngữ về chứng từ xuất nhập khẩu để tránh lỗi phát sinh và tham khảo các mẫu hội thoại dưới đây khi xử lí tình huống nhé.

Đoạn hội thoại tiếng Anh xuất nhập khẩu – tình huống lỗi chứng từ số 1

Exporter: May I speak with your export manager?

Người xuất khẩu: Tôi có thể nói chuyện với người quản lý xuất khẩu của công ty bạn được không?

Receptionist: The person responsible for selling products overseas, you mean?

Lễ tân: Người chịu trách nhiệm công tác bán hàng ra nước ngoài đúng không ạ?

Exporter: Yes, exactly.

Người xuất khẩu: Chính xác rồi đấy.

Receptionist: Hmmmm, I don’t have that information right now. I’ll have to check. Would you hold on a moment, please?

Lễ tân: À, hiện tại thì tôi đang chưa có thông tin này. Tôi phải kiểm tra lại đã. Chị có thể chờ máy một chút không ạ?

Exporter: Of course.

Người xuất khẩu: Được thôi.

Receptionist: Thank you for waiting. Sam Smith handles sales. He’s the person you need to talk with. I’ll put you through.

Lễ tân: Cảm ơn chị đã chờ. Anh Sam Smith hiện đang phụ trách sales sẽ nói chuyện với chị ngay. Tôi sẽ nối máy với anh ấy.

Exporter: Thank you.

Người xuất khẩu: Cảm ơn bạn nhé.

Manufacturer: Sam Smith.

Nhà sản xuất: Tôi Sam Smith đang nghe.

Exporter: Hello Mr. Smith, I’m Julie Jones, founder of Jewelry Exporting Co. We discussed the contract yesterday, remember?

Người xuất khẩu: Xin chào anh Smith, Tôi là Julie Jones, người sáng lập Công ty xuất khẩu trang sức. Chúng ta đã có một buổi thảo luận về hợp đồng ngày hôm qua, anh nhớ tôi chứ?

Manufacturer: Yes, I see. What’s the problem?

Người xuất khẩu: Vâng tôi nhớ! Có chuyện gì vậy thưa cô?

Exporter: I found some problems with the contract and vouches as well, so I want to set up a meeting to discuss about these problems. When would you like to meet?

Người xuất khẩu: Tôi phát hiện ra một vài vấn đề trong bản hợp đồng cũng như các lỗi chứng từ, nên tôi muốn hẹn gặp anh để thảo luận lại về những vấn đề đó. Chúng ta có thể gặp nhau lúc nào nhỉ?

Manufacturer: How about next Monday morning, 9:00 AM, at your office?

Nhà sản xuất: 9 giờ sáng thứ Hai tuần sau tại văn phòng của cô được chứ?

Exporter: Perfect! I look forward to meeting you virtually on Monday as well. Thanks and have a good day!

Người xuất khẩu: Hoàn hảo! Rất mong được gặp anh vào thứ hai tới. Cảm ơn và chúc anh một ngày tốt lành.

Manufacturer: Same to you. Bye bye.

Nhà sản xuất: Cô cũng vậy nhé. Tạm biệt.

Đoạn hội thoại tiếng Anh xuất nhập khẩu – tình huống lỗi chứng từ số 2

Exporter (X): Good morning, I’m calling to discuss an issue with the export documents for our recent shipment to your company.

Chào buổi sáng, tôi gọi để thảo luận về một vấn đề với lỗi chứng từ xuất khẩu của lô hàng gần đây chúng tôi gửi đến công ty của bạn.

Importer (I): Good morning. I apologize for any inconvenience. Can you please specify the issue?

Chào buổi sáng. Tôi xin lỗi về bất kỳ sự bất tiện nào. Xin bạn cho biết vấn đề cụ thể là gì được không?

X: Certainly. We noticed that there is a discrepancy in the invoice. The total amount stated on the invoice is incorrect. It should be $10,000, but the invoice shows $12,000.

Chúng tôi đã nhận thấy có sự không phù hợp trong hóa đơn. Tổng số tiền ghi trên hóa đơn không chính xác. Đáng lẽ là 10.000 đô la, nhưng hóa đơn ghi là 12.000.

I: I see. I’m sorry for the mistake. Let me look into this matter right away. Could you please send us a corrected invoice as well?

Tôi hiểu rồi. Tôi xin lỗi về sự nhầm lẫn này. Hãy để tôi xem xét vấn đề này ngay lập tức. Liệu bạn có thể gửi cho chúng tôi một hóa đơn sửa đổi không?

X: Of course, we’ll send the corrected invoice to you by the end of the day.

Tất nhiên, chúng tôi sẽ gửi hóa đơn đã chỉnh sửa cho bạn vào cuối ngày.

I: Thank you. Is there anything else we should be aware of?

Cảm ơn bạn. Còn điều gì chúng tôi cần biết không?

X: Yes, there’s also an issue with the bill of lading. The consignee’s name is misspelt, and it needs to be corrected.

Có, còn một vấn đề với vận đơn. Tên người nhận bị viết sai chính tả và cần phải được sửa lại.

I: I apologize for the oversight. Please provide the correct spelling, and we’ll make the necessary amendments.

Tôi xin lỗi về sự sai sót đó. Xin bạn vui lòng cung cấp từ chính xác, và chúng tôi sẽ thực hiện các điều chỉnh cần thiết.

X: It should be “ABC Corporation” instead of “ABD Corporation.”

Viết đúng là “Công ty ABC” thay vì “Công ty ABD.”

I: Got it. We’ll make sure to correct that immediately. Is there anything else?

Được rồi. Chúng tôi sẽ đảm bảo sửa ngay lập tức. Còn điều gì nữa không?

X: One more thing, the certificate of origin is missing from the shipment.

Còn nữa, chứng chỉ xuất xứ bị thiếu khỏi lô hàng.

I: I’m terribly sorry about that. We will prepare and send the certificate of origin to you without any delay.

Tôi rất xin lỗi về điều đó. Chúng tôi sẽ chuẩn bị và gửi chứng chỉ xuất xứ cho bạn mà không có sự chậm trễ.

X: Thank you for your prompt attention to these issues. We appreciate your cooperation in resolving them.

Cảm ơn bạn đã chú ý đến các vấn đề này sớm. Chúng tôi rất trân trọng sự hợp tác của bạn trong việc giải quyết chúng.

I: You’re welcome. We value your business, and we’ll ensure these errors are corrected promptly. If there are any other concerns, please don’t hesitate to let us know.

Không có gì, chúng tôi đánh giá cao sự hợp tác của bạn và chúng tôi sẽ đảm bảo rằng các lỗi này sẽ được sửa đổi kịp thời. Nếu còn bất kỳ vấn đề nào khác, xin đừng ngần ngại cho chúng tôi biết.

Trên đây là những mẫu hội thoại tiếng Anh xuất nhập khẩu cơ bản về vấn đề lỗi chứng từ trong thực tế. Hi vọng bạn sẽ có thêm kiến thức và kĩ năng để xử lý vấn đề trong công việc. Và nếu bạn đang băn khoăn tìm cho mình một khóa học để nâng cao giao tiếp, bạn có thể tham khảo lớp tiếng Anh cho người đi làm tại aroma.