Mẫu thư mời tham gia cuộc họp bằng tiếng Anh chuyên nghiệp, ngắn gọn

Họp là một hình thức giao tiếp tất yếu trong môi trường đi làm. Trong bài học tiếp theo thuộc series bài học tiếng Anh công sở theo tình huống, aroma xin gửi tới các bạn mẫu thư mời tham gia cuộc họp bằng tiếng Anh ở mức đơn giản nhất, nhưng vẫn đảm bảo được tính trang trọng và thân thiện.

NHỮNG LƯU Ý KHI VIẾT THƯ MỜI THAM GIA CUỘC HỌP BẰNG TIẾNG ANH

1. Tiêu đề rõ ràng

Rất nhiều người đi làm còn mắc lỗi cơ bản khi viết thư là để trống hoặc ghi tiêu đề quá dài. Lỗi này sẽ khiến người nhận không nắm bắt được thư của bạn có nội dung gì, hay tệ hơn là thư sẽ bị xếp vào mục thư rác. Vì vậy khi viết thư mời họp, hãy thêm một tiêu đề ngắn gọn không quá 50 ký tự bao gồm tên của cuộc họp và lời mời.

Ví dụ: Invitation: Quarterly Business Review Meeting – Q2/2023

(Thư mời tham gia Cuộc họp Đánh giá Kinh doanh Quý 2/2023)

2. Sử dụng ngôn ngữ phù hợp

Thư gửi cho đồng nghiệp và đối tác mang tính trang trọng và chuyên nghiệp, vì vậy bạn cần chú ý những điều sau:

Nội dung ngắn gọn, súc tích. Trong thư mời họp bạn chỉ cần nêu rõ lý do, thời gian và địa điểm cùng lời cảm ơn người nhận.

Hoàn toàn không viết tắt. Không được viết “I’m”, “You’re” mà phải viết “I am”, “You are”.

Không dùng tiếng lóng và các thuật ngữ chỉ có trong văn nói.

Kiểm tra lại các lỗi chính tả, tài liệu đi kèm, địa chỉ người nhận trước khi gửi.

CÁC MẪU THƯ MỜI HỌP BẰNG TIẾNG ANH

Mẫu thư mời tham gia cuộc họp bằng tiếng Anh là một trong những mẫu thư rất quan trọng vì nó thể hiện được sự chuyên nghiệp của một công ty. Dưới đây là mẫu thư mời tham gia cuộc họp bằng tiếng Anh để bạn có thể tham khảo.

Mẫu thư mời họp tiếng anh: Dành cho cuộc họp nội bộ

Gửi các bạn đồng nghiệp,

Ngày hôm nay của các bạn thế nào? Tôi hi vọng mọi thứ đều vẫn suôn sẻ. Tôi viết những dòng này để trân trọng mời các bạn tới dự buổi họp bàn bạc về một vài vấn đề của công ty đang cần giải quyết.

Cuộc họp sẽ diễn ra tại [đại điểm] vào lúc [giờ, ngày tháng]. Tôi hi vọng sẽ gặp tất cả các bạn ở đó.

Cảm ơn các bạn,

[Tên của bạn]

Mẫu email mời họp bằng tiếng anh: Dành cho cuộc họp với đối tác

thư-mời-họp-bằng-tiếng-anh-gửi-cho-đối-tác

Tên tôi là [tên của bạn] và đại diện cho [Tên công ty], hoạt động về [mô tả hoạt động của công ty].

Tôi mong muốn đặt một cuộc họp với người phụ trách [người quản lý / bộ phận tiếp thị/ …] để bàn bạc về [chủ đề hoặc các chủ đề].

Tôi có thể sắp xếp thời gian để hẹn gặp vào bất cứ thời gian nào thuận lợi cho bên anh/chị. Tuy nhiên, tôi sẽ rất biết ơn nếu bên anh/ chị có thể sắp xếp / tổ chức cuộc hẹn này vào khoảng [thời gian 1] và [thời gian 2] để chuẩn bị tốt hơn / thuận lợi hơn. Tôi luôn sẵn sàng trả lời qua [số điện thoại] nếu người phụ trách bên anh/chị có bất kỳ câu hỏi nào.

Cảm ơn vì đã dành thời gian cho tôi. Mong chờ phản hồi từ quý công ty.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

[Tiêu đề / Công ty]

Viết thư mời tham gia sự kiện bằng tiếng Anh

Nếu công ty bạn cần một mẫu thư mời tham dự hội thảo bằng tiếng anh thì đây cũng là mẫu cho công ty bạn có thể tham khảo:

[Tên công ty

Tên đường và Số

Mã bưu điện và thành phố

Đất nước (Bang)

Tháng/ngày/năm]

[Tên công ty được mời

Tên hoặc họ tên người được mời

Tên đường và số

Mã bưu điện và thành phố

Đất nước (Bang)]

MỤC ĐÍCH: Thư mời + tên sự kiện

Kính gửi [người nhận],

Chúng tôi rất hân hạnh được mời bạn đến tham dự <tên sự kiện> nằm ở < địa điểm> vào <ngày> lúc <giờ>. Đây là sự vinh dự của chúng tôi khi có bạn tham dự với tư cách là <khách hàng/đối tác> của chúng tôi. Chúng tôi hy vọng rằng chúng tôi sẽ nhận được sự hỗ trợ tương tự từ bạn.

Sự kiện này được chuẩn bị với mục đích thể hiện sự ghi nhận của chúng tôi đối với <khách hàng/đối tác> quan trọng nhất của chúng tôi. Do đó, đây sẽ là một cơ hội tuyệt vời để chúng tôi thể hiện sự đánh giá cao đối với doanh nghiệp của bạn, nhưng đây cũng là thời điểm mẫu để củng cố mối quan hệ hợp tác của chúng ta.

Xin vui lòng đến sớm để chúng tôi có thể tìm thấy một chỗ ngồi thoải mái cho bạn. Chúng tôi sẽ đánh giá cao nếu bạn có thể tham dự sự kiện này vì bạn là một trong số <khách hàng/đối tác> hàng đầu.

Vui lòng cho chúng tôi biết bạn có tham dự sự kiện hay không trước <ngày>.

Rất mong sự có mặt của các bạn trong ngày hôm đó. Chúng tôi mong được gặp bạn.

Thân ái,

<Tên, Họ người gửi>

Mẫu câu giao tiếp đặt lịch/ mời tham gia cuộc họp cần biết:

Một số mẫu câu giao tiếp khi đặt lịch hoặc tham gia cuộc họp có thể bạn sẽ cần bên cạnh các mẫu thư mời tham gia cuộc họp bằng tiếng Anh:We are going to need everybody’s input on this subject.

1/ We are going to need everybody’s input on this subject.

(Chúng ta cần sự đóng góp của mọi người cho đề án này.)

2/ Let us set it up for 9:30 Wednesday.

(Vậy hãy gặp nhau vào 9 giờ rưỡi sáng thứ tư.)

3. I would prefer to meet in the morning. I’m going to be out of the office most afternoons next week.

(Tôi muốn gặp vào buổi sáng. Hầu như các buổi chiều tuần sau, tôi sẽ không có mặt ở văn phòng.)

4. I was hoping you would cover for me at the strategy meeting this afternoon.

(Tôi hi vọng anh có thể thay thế tôi ở cuộc họp bàn chiến lược chiều nay.)

5. I would like to arrange a meeting to discuss some issues in our company.

(Tôi muốn đặt một buổi họp để bàn bạc về một số vấn đề của công ty.)

6. Would it be possible to set another date?

(Liệu chúng ta có thể dời lịch sang ngày khác được không?)

Các bạn tham khảo thêm

aroma hi vọng bài viết này sẽ cung cấp những kiến thức hữu ích giúp bạn viết được mẫu thư mời tham gia cuộc họp bằng tiếng Anh một cách chuyên nghiệp hơn! Nếu bạn muốn nâng trình tiếng Anh trong thời gian ngắn, hãy tham khảo các khóa tiếng Anh dành riêng cho người đi làm tại AROMA nhé.