Cách viết Email tiếng Anh mời phỏng vấn chi tiết nhất 2023

Gửi Email mời ứng viên tới buổi phỏng vấn là một phần không thể thiếu trong quá trình tuyển dụng. Một Email chuyên nghiệp sẽ để lại ấn tượng tốt trong mắt ứng viên và tăng tỷ lệ tham gia phỏng vấn. Vậy thế nào là một email tiếng Anh mời phỏng vấn chuyên nghiệp? Hãy tham khảo chi tiết cách viết email mời phỏng vấn bằng tiếng Anh cho nhà tuyển dụng cực chi tiết dưới đây nhé.

I/ Email mời phỏng vấn là gì?

Gửi Email mời phỏng vấn là giai đoạn sau bước sàng lọc và đánh giá hồ sơ của ứng viên. Thông qua email, nhân sự sẽ thông báo cho ứng viên về việc mời phỏng vấn, đồng thời cung cấp thông tin chi tiết về thời gian, địa điểm và các yêu cầu khác liên quan.

II/ Vì sao nên viết email tiếng Anh mời phỏng vấn chuyên nghiệp?

Một email mời phỏng vấn là cần thiết trong quá trình tuyển dụng nhân sự, bởi:

1/ Thể hiện sự chuyên nghiệp: Một email được viết cẩn thận và đầy đủ thông tin sẽ tạo ấn tượng tốt với ứng viên và thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty.

2/ Xác nhận thông tin: Email mời phỏng vấn giúp xác nhận lại các thông tin quan trọng như thời gian, địa điểm và ngày giờ phỏng vấn. Điều này giúp đảm bảo cả nhà tuyển dụng và ứng viên đều có cùng thông tin và tránh những nhầm lẫn không đáng có.

3/ Tạo cảm giác đánh giá cao: Một email mời phỏng vấn được gửi đến ứng viên cho thấy công ty đánh giá cao sự quan tâm và tiềm năng của họ. Điều này có thể khích lệ ứng viên và tạo động lực cho họ trong quá trình phỏng vấn.

4/ Đặt kế hoạch và sắp xếp: Email mời phỏng vấn giúp xác định và đặt kế hoạch cho quá trình phỏng vấn. Bằng cách xác định thời gian, địa điểm và ngày giờ phỏng vấn trước, cả nhà tuyển dụng và ứng viên có thể chuẩn bị tốt hơn cho cuộc gặp.

5/ Gửi thông tin bổ sung: Email mời phỏng vấn cũng có thể cung cấp thông tin bổ sung như hướng dẫn về việc chuẩn bị tài liệu, ghi chú về những điều cần mang theo, hoặc yêu cầu ứng viên chuẩn bị các văn bản liên quan.

Do vậy, nếu bạn làm việc tại công ty đa quốc gia và cần gửi Email cho ứng viên người Việt, bạn vẫn cần phải viết Email bằng tiếng Anh để thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty. 

III/ Các nội dung cần có của một email mời phỏng vấn 

1/ Tiêu đề Email 

Tiêu đề email cần ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề. Đặc biệt, phải đảm bảo tính chính xác tên vị trí, tên người nhận. Nếu có sự sai sót ngay từ ban đầu, ứng viên sẽ có sự hoài nghi và đánh giá công ty không chuyên nghiệp và có thể họ sẽ không tham gia cuộc phỏng vấn. 

Bạn có thể tham khảo cấu trúc đặt tiêu đề Email như sau: 

Invitation to Interview – [Job Title] Position at [Company Name] 

2/ Lời chào và cảm ơn 

Đây là nội dung bắt buộc trong phần mở đầu của bất cứ email nào, kể cả email mời phỏng vấn. Trước tiên, bạn hãy dành lời cảm ơn vì ứng viên đã quan tâm đến tin tuyển dụng của công ty và đã dành thời gian để gửi CV ứng tuyển. 

Ví dụ: 

I hope this email finds you well. We appreciate your interest in the [Job Title] position at [Company Name], and I am writing to invite you to participate in an interview for this role. Your qualifications and experience have made you a strong candidate, and we believe that you could make a valuable contribution to our team.

We were impressed by your application and the skills and expertise you have demonstrated. Your background aligns well with the requirements of the [Job Title] position, and we are eager to learn more about your qualifications and how they would translate into success within our organization.

3/ Hình thức phỏng vấn 

Hiện nay, các công ty có rất nhiều hình thức phỏng vấn như gặp mặt trực tiếp, phỏng vấn online qua Google meeting, Microsoft Teams, phỏng vấn nhóm… Vậy nên bạn cần cung cấp rõ hình thức phỏng để ứng viên nắm được thông tin và chuẩn bị trước. 

4/ Thời gian và địa điểm buổi phỏng vấn 

Đây là phần nội dung chính quan trọng cần phải có trong email mời phỏng vấn bằng tiếng Anh. Hãy cung cấp cho ứng viên thời gian và địa điểm một cách cụ thể và chi tiết nhất. 

Nếu là phỏng vấn trực tiếp, hãy để chi tiết địa chỉ công ty và ảnh chụp vị trí định vị công ty trên bản đồ hoặc liên kết đến bản đồ với địa chỉ đã được link sẵn. 

Nếu là phỏng vấn Online, bạn cần cung cấp rõ liên kết phòng họp hoặc mã phòng/ mã truy cập nếu có. 

5/ Nhiều tùy chọn ngày giờ 

Điều này đặc biệt quan trọng với những ứng viên hiện đang làm việc ở nơi khác. Họ cần sắp xếp công việc trước khi tham gia cuộc phỏng vấn. Do vậy, bạn nên sắp xếp một số lịch và giờ tùy chọn để họ có thể linh hoạt lựa chọn lịch trình phù hợp và nên thông báo trước một vài ngày. 

Hơn nữa, hãy cung cấp khoảng thời gian ước lượng của cuộc phỏng vấn, điều này sẽ giúp ứng viên chủ động trong lịch trình của họ cũng như tăng sự chuyên nghiệp của công ty trong mắt ứng viên. 

6/ Thông tin liên lạc 

Trong quá trình đi phỏng vấn, vì là lần đầu tiên đến công ty nên nhiều ứng viên sẽ bị lạc đường hoặc nhớ nhầm lịch phỏng vấn. Nếu là phỏng vấn Online thì họ có thể gặp vấn đề khi tham gia liên kết phòng hoặc chưa quen với hình thức phỏng vấn của công ty bạn. Vậy nên bạn cần cung cấp đầy đủ phương thức liên lạc như: Email, số điện thoại của người tuyển dụng để ứng viên có thể liên hệ kịp thời khi cần được hỗ trợ. 

7/ Chữ ký Email 

Trong phần kết thúc Email, hãy đính kèm chữ ký email của bạn để thể hiện tính chuyên nghiệp và tạo sự tin tưởng. Chữ ký email bao gồm: 

• Họ tên người tuyển dụng
• Chức vụ 
• Địa chỉ công ty 
• Biểu tượng/ logo của công ty 

Sau khi gửi thư mời phỏng vấn từ 2-6 giờ, đừng quên gọi điện thoại xác nhận xem ứng viên đã đọc email hay chưa. Điều này cũng giúp bạn có cái nhìn thực tế về cách ứng xử của ứng viên.

III/ Một số lưu ý khi nhà tuyển dụng viết email mời phỏng vấn ứng viên 

• Nhà tuyển dụng cần dùng văn phong nghiêm túc, không sử dụng các icon, từ viết tắt. 
• Nên tránh gửi email sau giờ làm việc và cuối tuần.
• Không nên gửi email vào tài khoản mail công ty của ứng viên
• Trước khi gửi, hãy đảm bảo kiểm tra lại email để đảm bảo không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp và gửi thử email để xem liệu định dạng và nội dung có hiển thị đúng không

IV/ Một số Email mời phỏng vấn bằng tiếng Anh mẫu bạn nên tham khảo 

Mẫu 1: Email mời phỏng vấn tham gia trực tiếp

Subject: Invitation for Interview – [Job Position] at [Company Name]

Dear [Candidate’s Name],

We hope this email finds you well. We would like to express our gratitude for your application for the [Job Position] at [Company Name]. We have carefully reviewed your qualifications and are impressed with your skills and experience.

We are pleased to invite you for an in-person interview at our office to further discuss your candidacy. We believe that a face-to-face meeting will provide an excellent opportunity for us to assess your fit for the position and for you to learn more about our company culture and the role.

The details of the interview are as follows:

Interview Format: In-person 

Location: [Company Name] 

Address: [Company Address]

Here are a few days and time interview options:

1. [Monday, date, time]
2. [Tuesday, date, time]
3. [Wednesday, date, time]
4. [Thursday, date, time]
5. [Friday, date, time]

Please let me know which option works for you. If you are not available at any of them, please suggest a different time, and I will give my best to adjust.

Should you have any questions or need any further information, please do not hesitate to contact us at [Contact Information]. We are here to assist you in any way we can.

Looking forward to hearing back from you soon,

Kind regards,

[Your name]

[Signature]

Mẫu 2: Thư mời phỏng vấn Online bằng tiếng Anh

Subject: Invitation to interview with [Company_name] for the [Job_title] position

Dear [Candidate’s Name],

We have received your application for the [Job_title] position at XYZ Company. Thank you very much for your interest in our organization.

After reviewing your application, we have decided to select you for the next round. I am thrilled to invite you for a job interview [insert preferred option: via phone / via Google meeting/ Microsoft Teams ] so that we can get to know you better.

I would like to schedule an online interview to discuss the position with you. Could you let me know your availability for early next week?

When we have a time scheduled, I’ll send you a calendar invitation to confirm the details with instructions for participating in the call. 

Best,

[Your name]

[Signature]

Mẫu 3: Thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh dùng được cho cả hình thức Online hoặc Offline

Subject: Interview invitation with [Company_name] for the position [Job_title]

Dear [Person_Name]!

Once again, thank you for applying to [Company_name] for the [Job_title] position.

After reviewing your application, we have decided to select you for the next round. I am happy to invite you to a job interview [insert preference: at our office / by phone / via Skype] so that we can get to know you better.

One of the interviewers will also be our [title, name] and the interview will not last more than [X minutes].

The goal of this interview is for us to get to know you better and for you to ask any questions you may have. We want to make sure that your goals and ambitions align with our company’s culture and position.

Here are a few dates and interview time options

[Monday, date, time]

[Tuesday, date, time]

[Wednesday, date, time]

[Thursday, date, time]

[Friday, date, time]

Please let me know which option is right for you. If you’re not at any of them, feel free to suggest another time, and I’ll do my best to accommodate.

Looking forward to hearing from you soon,

Best regards,

[Your name]

[Signature]

Trên đây, AROMA đã chia sẻ đến bạn chi tiết các bước và một số mẫu email mời phỏng vấn bằng tiếng Anh chuyên nghiệp cho nhà tuyển dụng. Để có một buổi phỏng vấn diễn ra suôn sẻ, nhà tuyển dụng cũng nên chuẩn bị trước những từ vựng tiếng Anh thông dụng ngành nhân sự, luyện nói qua vài tình huống sẽ xảy ra khi phỏng vấn.

Để sử dụng tiếng Anh hiệu quả hơn trong môi trường công sở, bạn có thể tham khảo các khóa tiếng Anh cho người đi làm tại AROMA.