CHI TIẾT CÁCH VIẾT COVER LETTER NGÀNH NHÂN SỰ

Để viết được một cover letter ngành nhân sự ấn tượng với nhà tuyển dụng, bạn cần phải nắm rõ cấu trúc và nội dung trình bày trong thư đáp ứng được những điều mà nhà tuyển dụng đang muốn tìm kiếm ở ứng viên. Vậy làm thế nào để viết một cover letter ngành nhân sự chuyên nghiệp và ấn tượng? Hãy cùng aroma tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé! 

1. Giới thiệu về Cover Letter

1.1. Cover letter là gì?

Cover letter là một bức thư giới thiệu cá nhân được gửi kèm theo hồ sơ ứng tuyển khi xin việc. Nó là một công cụ quan trọng trong quá trình tìm kiếm việc làm, giúp bạn trình bày thông tin về bản thân, kỹ năng, kinh nghiệm và lý do bạn muốn ứng tuyển vào vị trí công việc. Mục đích của cover letter là thu hút sự quan tâm của nhà tuyển dụng và làm nổi bật hồ sơ ứng tuyển của bạn.

1.2. Tầm quan trọng của cover letter trong ngành nhân sự

Cover letter có tầm quan trọng lớn trong quá trình xin việc vì nó là cơ hội để bạn giới thiệu bản thân và thể hiện khả năng, kinh nghiệm của mình trong ngành nhân sự. 

• Tạo ấn tượng ban đầu: Cover letter là cách đầu tiên để nhà tuyển dụng có cái nhìn đầu tiên về bạn. Một cover letter tốt sẽ giúp bạn tạo ấn tượng mạnh mẽ và thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng.

• Tăng khả năng được chọn: Một cover letter chất lượng và tinh tế có thể là yếu tố quyết định trong việc bạn được chọn vào vòng phỏng vấn. Nó cho phép bạn trình bày lý do bạn phù hợp với công việc và làm nổi bật những kỹ năng, kinh nghiệm của mình.

• Kết nối cá nhân: Bằng cách viết một cover letter chuyên nghiệp và truyền đạt sự đam mê và sự quan tâm của bạn đến công việc, bạn có thể gây ấn tượng sâu sắc và tạo cảm giác bạn là ứng viên phù hợp.

• Bổ sung thông tin: Cover letter cho phép bạn giải thích thêm về bất kỳ khía cạnh nào của bản thân mà không đề cập đầy đủ trong hồ sơ. Bạn có thể nói về những dự án đáng chú ý, kỹ năng đặc biệt, hoặc những bộ tài liệu mà bạn đã học để nâng cao chuyên môn trong ngành nhân sự. 
• Thể hiện năng lực: Một cover letter rõ ràng, chính xác và truyền đạt ý tưởng một cách sáng tạo sẽ cho thấy năng lực làm việc với con người xuất sắc của bạn, vốn là một yếu tố then chốt khi giao tiếp trong ngành nhân sự.

2. Cách viết cover letter chuyên nghiệp

2.1. Cấu trúc chuẩn của một cover letter ngành nhân sự

Để viết được một cover letter ngành nhân sự chuyên nghiệp, bạn cần nắm được cấu trúc cơ bản của nó. Một lá thư xin việc hoàn chỉnh sẽ bao gồm 4 phần chính.

THÔNG TIN LIÊN LẠC

– Thông tin liên hệ của bạn.

– Thông tin liên hệ của người nhận.

LỜI MỞ ĐẦU

– Lời chào thư.

– Lý do bạn viết cover letter và đề cập đến vị trí ứng tuyển.

NỘI DUNG THƯ

– Giới thiệu bản thân, lý do bạn quan tâm đến vị trí ứng tuyển.

– Trình bày kỹ năng, kinh nghiệm và thành tựu của bạn liên quan đến công việc.

– Sự quan tâm và hiểu biết về công ty, sản phẩm hoặc dự án của công ty.

– Kết hợp kỹ năng của bạn với các yêu cầu và mục tiêu công việc.

PHẦN KẾT LUẬN

– Tổng kết lại lý do bạn phù hợp với vị trí ứng tuyển.

– Biểu đạt lòng biết ơn vì thời gian và cơ hội được xem xét.

– Cho biết sẵn sàng cung cấp thêm thông tin hoặc tham gia cuộc phỏng vấn .

– Kết thúc bằng một câu chào và chữ ký của bạn.

2.2. Cách viết cover letter để tạo ấn tượng mạnh mẽ với nhà tuyển dụng

Bước 1: Đưa vào chi tiết thông tin liên lạc của bạn (và của nhà tuyển dụng) vào tiêu đề

Để bắt đầu một cover letter, bạn cần đưa vào những thông tin cơ bản sau:

– Họ và tên của bạn.

– Địa chỉ email của bạn. Lưu ý: bạn nên lựa chọn email công việc, tránh những email cá nhân thiếu chuyên nghiệp.

– Số điện thoại liên lạc.

– Một số liên kết có liên quan đến công việc như Linkedin hoặc website.

Ngoài ra, bạn cũng nên đưa vào phần đầu thư thông tin liên hệ của nhà tuyển dụng để thể hiện sự tìm hiểu và quan tâm đối với vị trí công việc này, bao gồm:

– Họ và tên của người đại diện cho doanh nghiệp.

– Địa chỉ doanh nghiệp.

– Số điện thoại của doanh nghiệp hoặc nhà tuyển dụng.

– Địa chỉ email của doanh nghiệp hoặc nhà tuyển dụng.

Bước 2: Viết lời mở đầu ấn tượng

Lời mở đầu trong cover letter chuyên nghiệp là nơi bạn tạo dựng một lời chào mở đầu gần gũi và chuyên nghiệp với nhà tuyển dụng. Bạn cần làm rõ 3 ý chính:

– Lời chào thân mật và chuyên nghiệp: “Kính gửi [tên người nhận],”

– Đề cập đến vị trí ứng tuyển mà bạn quan tâm: “Tôi viết thư này để thể hiện sự quan tâm đến vị trí [tên vị trí ứng tuyển] tại [tên công ty].”

– Chia sẻ nguồn thông tin về vị trí ứng tuyển: “Tôi đã biết đến vị trí này qua [nguồn thông tin tuyển dụng], và tôi rất hào hứng với cơ hội được đóng góp vào [tên công ty] và đóng vai trò trong [mô tả công việc hoặc dự án].”

Bước 3: Chứng minh bạn là người phù hợp cho vị trí ứng tuyển

Đây là phần quan trọng nhất của cover letter, nó giúp nhà tuyển dụng xác định xem bạn có phải là một nhân tố mà công ty đang tìm kiếm hay không. Bạn có thể triển khai theo 5 ý sau:

– Bắt đầu bằng một câu giới thiệu ngắn gọn về bản thân, như “Tôi là một chuyên viên tuyển dụng với kinh nghiệm hơn 5 năm trong lĩnh vực này

– Đưa ra lý do cụ thể vì sao bạn quan tâm đến vị trí ứng tuyển. 

– Liệt kê những kỹ năng chính của bạn liên quan đến công việc, các kinh nghiệm và thành tựu đã đạt được trong công việc trước đó.

– Chia sẻ kiến thức và hiểu biết của bạn về công ty, ví dụ như các dự án mới, giải pháp hoặc thành công của công ty trong ngành.

– Cuối cùng, bạn liên kết các kỹ năng và kinh nghiệm của bạn với yêu cầu và mục tiêu công việc mà công ty đang tìm kiếm. 

Bước 4: Kết thư với lời khẳng định và cảm ơn nhà tuyển dụng 

Sau khi đã nêu chi tiết về sự phù hợp của bạn với công ty, hãy khẳng định lại năng lực để kết lại cover letter, sau đó cảm ơn và hẹn được gặp mặt/liên lạc để được thảo luận về vị trí ứng tuyển. Hãy triển khai theo các ý sau:

– Tóm tắt kinh nghiệm và thành tựu của bạn một cách ngắn gọn nhưng mạnh mẽ.

– Thể hiện lòng biết ơn với người nhận vì đã dành thời gian đọc và xem xét thư.

– Cho biết bạn sẵn sàng cung cấp thêm thông tin hoặc bất kỳ tài liệu nào để hỗ trợ cho nhà tuyển dụng. Ví dụ: “Tôi rất mong muốn có cơ hội thảo luận thêm về kỹ năng và kinh nghiệm của mình trong cuộc phỏng vấn. Tôi sẵn lòng cung cấp thêm thông tin hoặc tài liệu nếu cần.”

– Kết thúc thư một cách lịch sự và chuyên nghiệp với một câu chào phù hợp như “Trân trọng,”. Ký tên của bạn và ghi rõ tên đầy đủ.

2.3. Ví dụ về một mẫu cover letter ngành nhân sự chuyên nghiệp

Long Hoang

132 CG St.,

Cau Giay, Ha Noi City

Phone: 123-456-7890

Email: hoanglong@email.com

To: 

Nick Johnson 

Human Resources Manager 

ABC Company

118 NKT St.,

Ha Noi City, VN

Dear Mr. Johnson,

I am writing to submit my application for the Human Resources position at ABC Company. I am excited and passionate about the field of HR and I would like to join the team at ABC Company to contribute to its development and success.

I have gained significant experience in the HR field through my previous roles. From recruitment, training, performance management, to HR policies and labour dispute resolution, I have carried out these responsibilities with meticulousness, attention to detail, and the ability to interact well with employees.

I am particularly interested in creating a positive and inspiring work environment for employees. I believe that a supportive work environment and a talented team are key to the company’s growth and achieving sustainable success.

I have thoroughly researched ABC Company and I am impressed by the company’s values of valuing people, commitment to diversity, and providing opportunities for employee growth. I greatly admire the achievements that the company has made and the dedication of its employees.

I believe that my excellent communication skills, time management abilities, and team collaboration skills would be a valuable addition to ABC Company. I have the ability to build and maintain reliable relationships with employees, understand and meet their needs.

I appreciate the time and opportunity to have my application considered. I look forward to the possibility of discussing my skills and experience and working together with the team at ABC Company.

Thank you for your consideration. I am eagerly looking forward to the opportunity to contribute to the success of ABC Company.

Yours sincerely,

Long Hoang

Hoàng Long

132 Đường CG,

Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội

Điện thoại: 123-456-7890

Email: hoanglong@email.com

Bản dịch:

Gửi đến:

Nick Johnson

Quản lý Nhân sự

Công ty ABC

118 Đường NKT,

Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Kính gửi Ông Johnson,

Tôi viết thư này để nộp đơn ứng tuyển cho vị trí Nhân sự tại công ty ABC. Tôi rất hào hứng và đam mê với lĩnh vực Nhân sự và muốn gia nhập đội ngũ của công ty ABC để góp phần vào sự phát triển và thành công của công ty.

Tôi đã tích lũy được kinh nghiệm đáng kể trong lĩnh vực Nhân sự qua các vị trí trước đây của mình. Từ việc tuyển dụng, đào tạo, quản lý hiệu suất, đến chính sách nhân sự và giải quyết tranh chấp lao động, tôi đã thực hiện các nhiệm vụ này với sự tỉ mỉ, sự quan tâm đến chi tiết và khả năng tương tác tốt với nhân viên.

Tôi đặc biệt quan tâm đến việc tạo ra môi trường làm việc tích cực và truyền cảm hứng cho nhân viên. Tôi tin rằng một môi trường làm việc hỗ trợ và đội ngũ nhân viên tài năng là chìa khóa để công ty phát triển và đạt được thành công bền vững.

Tôi đã nghiên cứu kỹ về công ty ABC và tôi rất thích việc công ty đề cao giá trị con người, cam kết với sự đa dạng và tạo điều kiện phát triển cho nhân viên. Tôi rất ngưỡng mộ những thành tựu mà công ty đã đạt được và sự tận tụy của đội ngũ nhân viên.

Tôi tin rằng kỹ năng giao tiếp tốt, khả năng quản lý thời gian và khả năng làm việc nhóm của tôi sẽ là sự bổ sung quan trọng cho công ty ABC. Tôi có khả năng xây dựng và duy trì mối quan hệ đáng tin cậy với nhân viên, hiểu và đáp ứng nhu cầu của Công ty.

Tôi rất trân trọng thời gian mà Ông dành ra để xem xét đơn ứng tuyển của tôi. Tôi rất mong muốn có cơ hội được thảo luận với Ông về kỹ năng và kinh nghiệm của mình và làm việc cùng với đội ngũ ABC. Tôi sẵn sàng cung cấp thêm thông tin và tài liệu tham khảo nếu cần thiết.

Xin chân thành cảm ơn sự xem xét đơn ứng tuyển của Ông. Tôi rất mong được trở thành một thành viên đội ngũ của công ty ABC và đóng góp vào sự phát triển và thành công của công ty.

Trân trọng,

Hoàng Long

3. Những lưu ý khi viết cover letter ngành nhân sự

3.1. Định dạng 

Một cover letter chuyên nghiệp rất đơn giản, dễ nhìn. Hãy sử dụng những font chữ thông dụng như Arial, Poppins, Times New Roman, và trình bày trên khổ giấy A4. Hãy sử dụng một font chữ duy nhất với kích thước phù hợp xuyên suốt cover letter.

3.2. Hình thức 

Cover letter nên được viết súc tích, nhưng phải cần đầy đủ thông tin cần thiết. Ngoài ra, cần chia ý thành các đoạn ngắn, sắp xếp gọn gàng và có khoảng cách giữa các đoạn. Độ dài khoảng 2 phần 3 trang giấy là an toàn đối với một cover letter. 

3.3. Lời mở đầu phải gây được ấn tượng

Nếu cảm thấy khó viết lời mở đầu, hãy trả lời các câu hỏi sau:

– Tại sao công việc này hấp dẫn đối với bạn?

– Tại sao bạn thấy mình phù hợp với công việc này? 

– Bạn có thể làm gì nếu trúng tuyển vào vị trí này? 

Dành vài câu để trả lời các câu hỏi nêu trên, bạn sẽ biết mình cần phải viết gì cho lời mở đầu. 

3.4. Phong cách cá nhân

Hãy viết cẩn thận từng câu chữ trong đó thể hiện sự chân thành, cầu tiến, và bộc lộ sự quan tâm sâu sắc của bạn đến công việc. Ngoài ra, đưa ra các ví dụ cụ thể và câu chuyện cá nhân để minh họa khả năng và thành tựu của bạn.

Bạn có thể dễ dàng tìm thấy một chiếc cover letter mẫu. Tuy nhiên, hay tránh việc sao chép mẫu cover letter sẵn có mà không thể hiện sự cá nhân hóa và tư duy sáng tạo nào của bản thân.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết về cách viết cover letter ngành nhân sự chuyên nghiệp. Bằng cách áp dụng những nguyên tắc và lưu ý này, bạn chắc chắn sẽ viết nên một bức thư ấn tượng và thể hiện được giá trị của mình đến nhà tuyển dụng.

Nếu như bạn vẫn đang loay hoay tìm cho mình một khoá học để cải thiện tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm, hãy liên hệ với AROMA để được tư vấn cụ thể nhé!