Làm thế nào để viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp?

Bài học này nhằm cung cấp cho các bạn các bước căn bản để viết một email tiếng Anh thương mại chuyên nghiệp và tạo được thiện cảm cho người nhận. Hãy cùng AROMA tham khảo nhé.

• Các mẫu câu thông dụng khi viết khi viết e-mail thương mại
• Tặng bộ sách tiếng anh cho người đi làm
• Những sai lầm khi viết văn kiện thương mại
• Tiếng anh thương mại từ A đến Z

Các phần căn bản một email tiếng anh thương mại gồm các phần như sau:

• Greeting (Chào hỏi)
• Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu)
• Introduction (Giới thiệu)
• Main point (Nội dung chính)
• Concluding sentence (Kết thúc email)
• Signing off 

PHẦN 1: GREETING 

Bắt đầu với Greeting, chúng ta có thể sử dụng các cụm từ sau để dung chào hỏi trong email:

• Hi Paul,
• Hello Paul,
• Dear Paul,

Ta có thể dùng 3 cách chào hỏi trên trong trường hợp không trang trọng hay không cần tỏ ra lịch sự. Còn trong trường hợp cần tỏ lịch sự và trang trọng thì chúng ta sử dụng công thức sau đây:

Dear + title (danh xưng)  + surname (họ),

Ex: Dear Mr| Ms| Mrs Parker,

Trong trường hợp bạn không biết tên hay giới tính của người nhận thì chúng ta có thề sử dụng Dear Sir/madam,

Tiếp theo là Opening comment, thông thường đây là những câu câu hỏi thăm về tình hình sức khỏe hoặc tình hình hiện tại của người nhận. Tuy nhiên, lời hỏi thăm nên được sử dụng khi hai phía đã quen biết nhau trước đó, hoặc bạn đang hồi đáp lại email của bên kia. 

Ex: How are you?
How are things?

Hoặc là những câu chúc:
I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe)
I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ.)

Hoặc là những lời cảm ơn:

Thank you for contacting our company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty của chúng tôi)
Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)

PHẦN 2: INTRODUCTION

Phần tiếp theo của email là Introduction. Trong phần này, chúng ta sẽ nêu rõ lý do vì sao chúng ta viết email, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà chúng ta có cách mở đầu khác nhau. Các bạn có thể mở đầu bằng cụm từ sau đây:

I am writing to + verb…

Chúng ta không nên dùng I’m trong email bởi vì trong văn phong trang trọng thì không dùng từ viết tắt.

• I am writing to ask for the information about the English courses. (Tôi viết email này để yêu cầu quý vị cung cấp thông tin về khóa học tiếng Anh.)
• I am writing to check if everything is ready for the launch of the product. (Tọi viết email này để kiểm tra mọi thứ đã sẵn sang cho việc tung ra sản phẩm mới chưa.)

Đối với các mối quan hệ xã giao thì chúng ta nên dùng các câu hỏi gián tiếp và  dùng câu hỏi trực tiếp để dùng cho các mối quan hệ thân thiết.

I am writing to clarify some points of the contract. (Tôi viết email này để làm rõ một số điểm trong hợp đồng.)

Ngoài ra các bạn có thể dùng các từ cho cấu trúc trên như I am writing to + complain/ explain/ confirm/ apologize. Để đa dạng cách viết, ta có thể dùng “I would like to…” thay cho “I am writing to…”. Đặc biệt, trong trường hợp không cần trang trọng quá, các bạn có thể dùng “I just want to…”

PHẦN 3: MAINPOINT 

Không có công thức thông thường nào để viết phần này. Nó sẽ thay đổi tùy theo nội dung email. Chúng ta nên lưu ý rằng vì đây là email nên phần mainpoint hãy nêu vấn đề ngắn gọn, càng xúc tích càng tốt.

Bạn có thể tham khảo một số cấu trúc tiếng Anh dùng cho những nội dung email khác nhau:

PHẦN 4: CONCLUDING SENTENCE 

Đừng quên phần kết thúc email để thể hiện rằng bạn rất mong chờ lời hồi đáp từ khía người nhận.

• Let me know if you need anymore information. (Hãy cho tôi biết nếu anh cần them thông tin)
• Please get back to me as soon as possible. (Hãy trả lời email sớm nhất có thể nhé.)
• I look forward to hearing from you soon. (Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.)
• Feel free to contact me if you need further information. (Đừng ngại liên hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé)
• For further information, please do not hesitate to contact me. (Nếu muốn biết thêm thông tin chi tiết, hãy liên hệ…)

Hoặc bạn có thể dùng “Please do not hesitate to contact me…” để thay thế cho “Feel free to contact me…”

PHẦN 5: SIGNING OFF

Phần cuối cùng “Signing off” bao gồm 2 phần, đó là họ tên người gửi và những dòng chữ đi kèm như sau:

Trường hợp không trang trọng:

• Best,
• Best wishes,
• Regards,
• Take care,
• Bye,

Trường hợp trang trọng:

• Best regards,
• Warm regards,
• Khi dùng Dear Ms/Mrs + surname ở đầu email thì sử dụng  => Yours sincerely,
• Khi dùng Dear Sir/madam ở đầu email thì sử dụng => Yours faithfully,

Xem thêm: http://aroma.vn/tieng-anh-giao-tiep/

Hy vọng qua bài học này, các bạn sẽ cải thiện được kỹ năng viết email bằng tiếng Anh nhé.