Danh mục
Làm thế nào để viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp?

Làm thế nào để viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp?


Bài học này nhằm cung cấp cho các bạn các bước căn bản hay một mẫu thư tiếng anh thương mại để viết một email bằng tiếng Anh và để làm cho email dễ nhìn và tạo được thiện cảm cho người nhận. Hãy cùng AROMA tham khảo nhé.

Trước hết, chúng ta cùng nhau tìm hiểu các phần căn bản của email, một email thông thường bao gồm các phần như sau:

  • Greeting (Chào hỏi)
  • Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu)
  • Introduction (Giới thiệu)
  • Main point (Nội dung chính)
  • Concluding sentence (Kết thúc email)
  • Signing off

Bắt đầu với Greeting, chúng ta có thể sử dụng các cụm từ sau để dung chào hỏi trong email:

  • Hi Paul,
  • Hello Paul,
  • Dear Paul,

Ta có thể dùng 3 cách chào hỏi trên trong trường hợp không trang trọng hay không cần tỏ ra lịch sự. Còn trong trường hợp cần tỏ lịch sự và trang trọng thì chúng ta sử dụng công thức sau đây:

Dear + title (danh xưng)  + surname (họ),

Ex: Dear Mr| Ms| Mrs Parker,

Trong trường hợp bạn không biết tên hay giới tính của người nhận thì chúng ta có thề sử dụng Dear Sir/madam,

Tiếp theo là Opening comment, thông thường đây là những câu câu hỏi thăm về tình hình sức khỏe hoặc tình hình hiện tại của người nhận

Ex: How are you?
How are things?

Hoặc là những câu chúc:
I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe)
I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ.)

Phần tiếp theo của email là Introduction. Trong phần này, chúng ta sẽ nêu rõ lý do vì sao chúng ta viết email, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà chúng ta có cách mở đầu khác nhau. Các bạn có thể mở đầu bằng cụm từ sau đây:

I am writing to + verd…

Chúng ta không nên dùng I’m trong email bởi vì trong văn phong trang trọng thì không dùng từ viết tắt.

  • I am writing to ask for the information about the English courses. (Tôi viết email này để yêu cầu quý vị cung cấp thông tin về khóa học tiếng Anh.)
  • I am writing to check if everything is ready for the launch of the product. (Tọi viết email này để kiểm tra mọi thứ đã sẵn sang cho việc tung ra sản phẩm mới chưa.)

Đối với các mối quan hệ xã giao thì chúng ta nên dùng các câu hỏi gián tiếp và  dùng câu hỏi trực tiếp để dùng cho các mối quan hệ thân thiết.

I am writing to clarify some points of the contract. (Tôi viết email này để làm rõ một số điểm trong hợp đồng.)

Ngoài ra các bạn có thể dùng các từ cho cấu trúc trên như I am writing to + complain/ explain/ confirm/ apologize. Để đa dạng cách viết, ta có thể dùng “I would like to…” thay cho “I am writing to…”. Đặc biệt, trong trường hợp không cần trang trọng quá, các bạn có thể dùng “I just want to…”

Đến phần Main point, bởi đây là email nên chúng ta cần nêu vấn đề ngắn gọn, xúc tích càng tốt. Sau đấy, các bạn có thể dùng các câu kết thúc email như sau:

  • Let me know if you need anymore information. (Hãy cho tôi biết nếu anh cần them thông tin)
  • Please get back to me as soon as possible. (Hãy trả lời email sớm nhất có thể nhé.)
  • I look forward to hearing from you soon. ( Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.)
  • Feel free to contact me if you need further information. (Đừng ngại lien hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé)

Hoặc bạn có thể dùng “Please do not hesitate to contact me…” để thay thế cho “Feel free to contact me…

Phần cuối cùng “Signing off” bao gồm 2 phần, đó là họ tên người gửi và những dòng chữ đi kèm như sau:

Trường hợp không trang trọng:

  • Best,
  • Best wishes,
  • Regards,
  • Take care,
  • Bye,

Trường hợp trang trọng:

  • Best regards,
  • Warm regards,
  • Khi dùng Dear Ms/Mrs + surname ở đầu email thì sử dụng  => Yours sincerely,
  • Khi dùng Dear Sir/madam ở đầu email thì sử dụng => Yours faithfully,

Hy vọng qua bài học này, các bạn sẽ cải thiện được kỹ năng viết email bằng tiếng Anh nhé.

 

 

 

 


BÀI VIẾT LIÊN QUAN:


ĐĂNG KÝ HỌC
  • Nội dung và nhu cầu gửi tới aroma ...*
    0
  • * Họ và tên*
    1
  • * Số điện thoại*sdt
    2
  • * Email*
    3
  • Năm sinh*
    4
  • Địa điểm học*
    5
  • 6

7 lời nhắn tới nội dung “Làm thế nào để viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp?”

  • lê thị hoa

    Xin chào ! Cho mình thông tin về khóa học tiếng anh giao tiếp,trả lời mail cho người đi làm trong ngành xây dựng, thương mại dịch vụ


    AROMA


    Lê Hoa thân mến,
    Cảm ơn bạn đã quan tâm đến Chương trình đào tạo của aroma!
    Tư vấn viên của aroma sẽ liên hệ để hỗ trợ bạn những thông tin cần thiết trong thời gian sớm nhất.
    Chúc bạn buổi chiều nhiều niềm vui!

  • nguyen lan anh

    CHO mình hỏi mình muốn làm nhân viên văn phòng cần có tiếng anh để làm việc viết email cho đối tác nước ngoài trong ngành dệt may vậy có khóa học nào ko hay có dạy kèm ko ,xin cảm ơn


    AROMA


    Lan Anh thân mến,
    Cảm ơn bạn đã quan tâm đến Chương trình đào tạo của aroma!
    Tư vấn viên của aroma sẽ liên hệ để hỗ trợ bạn những thông tin cần thiết trong thời gian sớm nhất.
    Chúc bạn ngày mới nhiều niềm vui!

  • Nguyễn thị hạnh

    chào add? mình muốn học khóa tiếng anh về cách viết bài anh văn, như trả lời qua mail chẳng hạn đi làm trong nghành thu mua,Có trung tâm nào gần khu vực quận Bình tân không a?và học phí như thế nào?.
    Mong nhận được hồi âm sớm.
    Cam ơn.


    AROMA


    Nguyễn Hạnh thân mên,
    Cảm ơn bạn đã quan tâm đên Chương trình đào tạo của aroma!
    Tư vân viên của aroma sẽ liên hê đê hô trơ bạn nhưng thông tin cân thiêt trong thơi gian sơm nhât.
    Chúc bạn ngày mơí nhiêù niêm vui!

  • Dang Nguyen

    Xin chào ! Cho mình thông tin về khóa học tiếng anh giao tiếp cho người đi làm trong ngành xây dựng, nội thất. Do bận rộn công việc, mình không có nhiều thời gian, xin hỏi có trung tâm nào khu vực Quận 1,Bình Thạnh, Quận 2 không? Có chương trình giáo viên kèm riêng không?
    Xin vui lòng phản hồi sớm !
    Cảm ơn Aroma !


    AROMA


    Anh Dang Nguyen thân mến,
    Cảm ơn anh đã quan tâm tới Chương trình đào tạo của aroma!
    Tư vấn viên của aroma sẽ liên hệ để hỗ trợ anh những thông tin cần thiết về khóa học trong thời gian sớm nhất.
    Chúc anh ngày mới nhiều niềm vui!

  • teresa james

    this is quite useful. But, it is simple. You have to write the details, which writing style should we choose in different situations

  • Nam Phan

    It’s helpful for me. Thank you very much! 🙂

  • Võ Văn Tiến

    Thank you very much !