Cách trình bày một mẫu thư tiếng Anh thương mại ấn tượng
Ngày nay, trong thời kỳ hội nhập kinh tế thế giới, việc trao đổi thư từ qua email là một công việc khá thường xuyên. Trong lĩnh vực kinh doanh, việc trao đổi giao dịch mua bán hàng hóa đều sử dụng qua thư tín. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể viết thư tín một cách ấn tượng và thuyết phục nhất tới khách hàng. Để có thể đảm bảo cho việc giao dịch mua bán thành công nhất, bạn cần phải có một kỹ năng viết email ấn tượng. Đặc biệt là việc làm trong tiếng Anh. Hôm nay Aroma xin chia sẻ tới các bạn những bước để trình bày một mẫu thư tiếng Anh thương mại hoàn chỉnh nhất. Cùng tham khảo nhé.
Cách trình bày một mẫu thư tiếng Anh thương mại ấn tượng nhất
- Thông tin về người viết thư tín
Họ và tên, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email phải được đặt ở đầu thư. Bạn nên tránh khi đặt tên những email của mình không phù hợp khi trao đổi công việc. Nên dùng tên email theo tên của công ty, trừ trường hợp đây là thư từ cá nhân.
- Địa chỉ và tên của người nhận thư tín
Trình bày tên, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email của người nhận. tên công ty, chức danh. Tuy nhiên các bạn hãy đặt những thông tin này ở bên trái của email.
- Ngày – tháng gửi thư tín
Hãy chú ý cẩn thận trong việc ghi ngày – tháng gửi thư tín. Đặc biệt là trong việc trao đổi việc làm sử dụng tiếng Anh nhiều. Tốt hơn hết là bạn nên viết cả chữ và số ( 4 march, 2001). Cách viết này không chỉ lịch sự mà chòn tránh nhầm lẫn về ngày – tháng hơn.
- Cách xưng hô đầu thư tín
Trong tiếng Anh, khi viết một bức thư tín để lịch sự hơn người ta thường dùng “ dear” khi viết.
- Dear sir, Dear madam, Dear mike…
- I appreciate your patience in waiting for a response. (Tôi đánh giá cao sự kiên nhẫn chờ đợi hồi âm của ngài).
- I hope you are enjoying a fine summer. (Tôi hi vọng ngài đang có một mùa hè thú vị).
Đây là cách mở đầu lịch sự nhất cho một bức thư tiếng Anh khi trao đổi công việc hay viết thư từ cá nhân.
- Tiều đề và nội dung thư tín
+ Tiều đề thư tín là phần không bắt buộc trong khi viết thư. Tuy nhiên, nếu các bạn có trong thư cũng sẽ rất hữu ích. Điều này mang lại cho bức thư có phần lịch sự và trang trọng hơn.
+ Nội dung thư tín là phần không thể thiếu trong viết thư. Nó sẽ được người viết trình bày một cách cẩn thận và tỉ mỉ nhất nội dung mà người nhận có thể đọc được. Người viết nên trình bày theo một đoạn văn mạch lạc, trình bày rõ ràng thông tin cần đưa ra cho người nhận.
- I’m writing to enquire about… (Tôi viết thư để yêu cầu….).
- I’m interested in the job opening posted on your company website. (Tôi rất quan tâm đến vị trí tuyển dụng mà công ty ngài đã đăng trên trang web của công ty).
- We’d like to invite you to a members only luncheon on April 5th. (Chúng tôi rất mong ngài có mặt trong bữa ăn trưa với các thành viên khác vào ngày 5/4).
- Chữ ký của người viết thư tín
Bạn nên sử dụng chữ ký được cài đặt sẵn trong email của mình.
- Họ tên đầy đủ và chức danh của người viết thư tín
Bạn nên viết họ tên đầy đủ ở dưới chữ ký của mình. Sau đó viết chức danh của mình ở dưới họ và tên.
- Kết thúc email bằng tiếng Anh
Đoạn kết thúc email được đưa ra với những tài liệu, yêu cầu đi kèm cùng với địa chỉ và số điện thoại cụ thể của người gửi.
- I would be grateful if you could attend to this matter as soon as (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.).
- If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.)
- I look forward to… (Tôi rất trông đợi…).
Một số từ vựng viết tắt được sử dụng nhiều trong email tiếng Anh thương mại
- RSVP = please reply (Vui lòng hồi đáp)
- ENC = enclosure (khi bạn gửi kèm theo thư những giấy tờ khác)
- ASAP = as soon as possible
- PTO (informal) = please turn over (chắc chắn rằng người đọc thư biết rằng bức thư còn được tiếp tục ở mặt sau)
- PS = postscript (dùng khi bạn muốn thêm vài điều nữa sau khi bạn đã hoàn tất bức thư và đã ký tên – thông thường đối với thư viết tay).
Trên đây là những bước về cách trình bày một mau thu tieng anh thuong mai mà Aroma vừa mới chia sẻ tới các bạn. Đó là những thông tin bắt buộc phải có trong một bức thư tín (email). Chính vì vậy mà những bước trên đây đây có thể sẽ giúp cho các bạn cải thiện thêm kỹ năng viết thư tín của mình, đặc biết là trong môi trường công việc sử dụng tiếng Anh nhiều. Hãy chia sẻ tới mọi người để giúp cho việc viết thư tín tiếng Anh tốt hơn và việc học tiếng Anh trở lên thú vị nhé.
Xem thêm:
