5 yếu tố cần thiết viết email bằng tiếng Anh trong kinh doanh chuẩn
Khác với các loại thư bình thường như thư thăm hỏi, thư cảm ơn,…thì viết email bằng tiếng Anh trong kinh doanh mang tính chất đặc trưng và khác biệt. Bởi vì mục đích của việc trao đổi qua thư tín là để giao dịch làm ăn nên đòi hỏi tính chất của bức thư phải là nghiêm túc, chuyên nghiệp và nêu bật được các đặc trưng của mặt hàng mà khách hàng hay đối tác đang quan tâm để họ đọc hết email và phản hồi lại email của chúng ta. Vì thế đòi hỏi người viết phải có kỹ năng viết email kinh doanh đạt chuẩn nhất.
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của Internet, những nội dung trao đổi, bàn bạc, đàm phán thường xuyên với các khách hàng, đối tác nước ngoài được thực hiện thông qua thư tín tiếng Anh, người ta gọi là email thay vì trao đổi bằng thư tay như trước đây. Việc sử dụng loại thư này đem lại nhiều ưu điểm vượt trội, đó là nhanh và tiết kiệm chi phí nên hầu như tất cả doanh nghiệp ngày nay đều sử dụng nó.
- Cấu trúc và cụm từ thông dụng trong email thương mại tiếng Anh
- Các bộ giáo trình tiếng Anh thương mại cho người mới bắt đầu
5 yếu tố cần thiết viết email bằng tiếng Anh trong kinh doanh chuẩn
Để viết được một email kinh doanh hiệu quả, bạn cần năm yếu tố lớn:
- Subject Line
- Opening Line
- Body Copy
- Closing Copy
- Signature
Bây giờ chúng ta hãy tìm hiểu kỹ về từng phần.
Subject Line
Hãy viết nó thật ngắn và hấp dẫn. Và hãy nhớ rằng, mục đích là để khêu gợi sự quan tâm của họ, chứ không là đang rao bán một chiếc xe đã qua sử dụng. Hãy tham khảo các ví dụ sau mà nhân viên bán hàng của nhiều nhãn hàng nổi tiếng sử dụng:
Mike, quick question for you
Jerry recommended I get in touch.
Ideas for [thứ mà quan trọng với khách hàng]
Question about [những sự kiện đang nổi lên gần đây].
Question about [mục tiêu của khách hàng].
Thoughts about [tiêu đề của bài blog].
Have you considered [suy nghĩ/sự đề nghị]?
Hãy tránh những từ tạo cảm giác spam sau:
Final
Reminder
Sale
Tempting
Specials
Complimentary
Help
Donation
Don’t
Exciting
Unique
Discount
Solution
Partner
State of the art
Opening Line
Đừng bắt đầu bằng “Hi my name is…”. Thay vào đó hãy nói cái gì đó về khách hàng, không phải về chúng ta. Sau đây là một số câu mở đầu được chứng nhận là thành công trong nhiều trướng hợp viết email bằng tiếng Anh trong kinh doanh:
I noticed you …
[Sự kết nối chung] mentioned …
Saw that we both …
I loved your post on …
Congratulations on …
Body Copy
Phần thân email của chúng ta phải truyền đạt giá trị bằng cách kết nối chúng ta với khách hàng tiềm năng của chúng ta. Hãy thử hỏi một câu hỏi lớn liên kết nghiên cứu mà chúng ta đã thực hiện với mục tiêu của khách hàng tiềm năng của chúng ta, như một trong những câu sau:
How, if at all, would you like to improve your strategy?
Is [benefit to them] a priority for you right now?
Do you have unanswered questions about [topic]?
Are you after a lifestyle business, or world domination?
Are you alone on this?
Has it always been this way?
Would it be nice, or does it have to happen?
What would you do if you were me?
Was this all your idea?
Closing
Một phần kết tốt ở cuối email của chúng ta sẽ cho khách hàng của chúng ta một định hướng rõ ràng để hành động. Hãy thử kết thúc bằng một trong những câu hỏi sau để gợi ý một phản ứng dứt khoát từ khách hàng:
What does your calendar look like to talk?
Have you given any additional thought to the proposal?
Let me know what makes sense as a next step, if any?
Do you have ten minutes to catch up tomorrow?
Does it make sense for us to talk? If not, who is the best person for me to talk to?
Do you have any more questions I can clear up?
Are you available for a 30 minute call on [ngày và giờ]?
Let me know if [mục tiêu kinh doanh] is a priority for you now, or perhaps sometime in the future.
If you aren’t interested, do I have your permission to close your file?
Signature
Chữ ký email không được quá cầu ký gây xao lãng hãy cũng không phải là một sự ngỗ ngược thiếu tôn trọng người đọc. Dưới đây là những lưu ý dành cho email trong kinh doanh
– Chữ ký phải ngắn, sử dụng màu chữ trắng đen đơn giản hoặc màu sắc tinh tế mà phù hợp với thương hiệu của công ty.
– Bao gồm số điện thoại làm thông tin liên hệ. Lưu ý: một địa chỉ email là hoàn toàn dư thừa.
– Bao gồm liên kết để xem thông tin trực tiếp như LinkedIn hoặc Twitter.
– Đừng sao chép và dán một hình ảnh vào chữ ký
– Đừng dùng một câu nói sướt mướt
Aroma hy vọng bạn sẽ áp dụng tốt các kiến thức trong bài viết này và chúc bạn viet email bang tieng anh trong kinh doanh thành công!
Nội dung liên quan:
