MẪU CÂU MỞ ĐẦU CUỘC HỌP CHUYÊN NGHIỆP BẰNG TIẾNG ANH

Nếu như trong những bài viết trước, AROMA đã chia sẻ những cuộc họp mẫu với những câu cụ thể. Hôm nay, chúng ta sẽ đến với mẫu câu chuyên ngành tiếng anh thương mại sử dụng trong từng tình huống xảy ra trong cuộc họp. AROMA tin chắc sẽ rất hữu ích với những ai đang chuẩn bị là Meeting Chairman (chủ trì cuộc họp) đấy nhé.

OPENING THE MEETING (mở đầu cuộc họp)

Mở đầu một cuộc họp không chỉ là cách bạn bắt đầu nói. Đó là cách bạn thiết lập sự chú ý và tạo điều kiện cho một cuộc họp thành công. Dưới đây là một số mẫu câu bạn có thể sử dụng để mở đầu cuộc họp:

Good morning/afternoon, everyone. If we’re all here, let’s get started. (Chào buổi sáng/chiều, mọi người. Nếu tất cả chúng ta đã có mặt, chúng ta hãy bắt đầu.)
Welcome, everyone. I’m glad we’re all here. Let’s begin our meeting. (Chào mừng mọi người. Tôi rất vui vì chúng ta đã cùng nhau ở đây. Hãy bắt đầu cuộc họp của chúng ta.)
Thank you everyone for being punctual, let’s collectively go through today’s main topics (Cảm ơn mọi người đã có mặt đúng giờ, hãy cùng nhau xem qua nội dung chính của cuộc họp hôm nay)

Những câu mở đầu này không chỉ chào đón mọi người mà còn tạo ra một khởi đầu tích cực và chuyên nghiệp cho cuộc họp.

Hướng dẫn cách mở đầu cuộc họp bằng Tiếng Anh chuyên nghiệp

WELCOMING AND INTRODUCING PARTICIPANTS (Chào mừng và giới thiệu đại biểu)

Một phần quan trọng của việc mở đầu cuộc họp là chào đón và giới thiệu thành viên mới hoặc khách mời. Dưới đây là cách bạn có thể làm điều đó một cách lịch thiệp:

Please join me in welcoming (name of participant) (Hãy chào đón…..)
We’re pleased to welcome (name of participant) (Chúng ta vinh dự chào mừng….)
It’s a pleasure to welcome (name of participant) (Hân hạnh được đón chào…..)
I’d like to introduce (name of participant) (Tôi muốn giới thiệu…..)
I don’t think you’ve met (name of participant) (Tôi không nghĩ là chúng ta đã gặp……)
I’d like to extend a warm welcome to [name of participant], who joins us for the first time today. (Tôi muốn chào mừng [tên người tham gia], người lần đầu tiên tham gia với chúng ta hôm nay.)
Before I get started, I’d like to please join me in welcoming Anna Dinger from our office in New York. (Trước khi bắt đầu, tôi muốn mọi người chào đón Anna Dinger từ văn phòng New York.

Việc giới thiệu mọi người giúp tạo ra một môi trường thân thiện và mở cửa, khuyến khích sự tham gia và giao tiếp.

Mẫu câu tiếng Anh chào mừng và giới thiệu đại biểu

STATING THE PRINCIPAL OBJECTIVES OF A MEETING (Đưa ra mục đính chính của buổi họp)

Một khởi đầu ấn tượng cho cuộc họp bao gồm việc rõ ràng về mục tiêu của nó. Đây là một số mẫu câu bạn có thể sử dụng:

Today, we’re here to discuss… (Hôm nay, chúng ta ở đây để thảo luận về…)
Our main goal today is to… (Mục tiêu chính của chúng ta hôm nay là để…)
The purpose of our meeting today is to evaluate and decide on…(Mục đích của cuộc họp hôm nay là đánh giá và quyết định về…)
We aim to resolve the following issues during today’s session… (Chúng ta nhằm giải quyết các vấn đề sau trong phiên hôm nay…)
I’ve called this meeting in order to … (Tôi triệu tập cuộc họp này để….)
By the end of this meeting, I’d like to have … (Cuối cuộc họp này, tôi muốn có….)
We’re here today to discuss the upcoming merger, as well as go over last quarter’s sales figures. (Chúng ta ở đây hôm nay để bàn về việc sáp nhận sắp tới, cũng như là doanh số quý trước.)

Việc này giúp mọi người tập trung vào nhiệm vụ và hiểu rõ hơn về mục đích của cuộc họp.

GIVING APOLOGIES FOR SOMEONE WHO IS ABSENT (thông báo ai vắng mặt)

Nếu ai đó quan trọng vắng mặt, hãy cho mọi người biết điều đó. Tuy nhiên sẽ không nên thông báo điều này ngay từ đầu:

I’m afraid.., (name of participant) can’t be with us today. She is in… (Tôi e là …..không thể dự với chúng ta hôm nay. Cô ấy đang ở….)
I have received apologies for the absence of (name of participant), who is in (place). (Tôi vừa nhận được lời xin lỗi về sự vắng mặt của…..người đang ở….)
I’m afraid Peter can’t be with us today. He’s in London meeting with clients, but will be back next week. (Tôi e là Peter không thể có mặt. Anh ấy đang ở Luân Đôn gặp khách hàng, nhưng sẽ về tuần sau.)
Unfortunately, [name of participant] is absent due to…(Thật không may, [tên người tham gia] vắng mặt do…)
It’s regrettable that [name of participant] won’t be able to attend due to…(Thật đáng tiếc là [tên người tham gia] sẽ không thể tham dự do…)
In the absence of [name of participant], we will cover their sections and discuss further in the next meeting. (Trong sự vắng mặt của [tên người tham gia], chúng tôi sẽ trình bày các phần của họ và thảo luận thêm trong cuộc họp tiếp theo.)

READING THE MINUTES (NOTES) OF THE LAST MEETING (Đọc biên bản cuộc họp trước.)

Bắt đầu cuộc họp bằng việc xem xét lại các nội dung từ cuộc họp trước là một cách tốt để mọi người nắm bắt được tiến độ của dự án hoặc các vấn đề đang được theo dõi:

First, let’s go over the report from the last meeting which was held on (date) (đầu tiên, hãy xem lại bản báo cáo cuộc họp lần trước vào ngày….)
Here are the minutes from our last meeting, which was on (date) (Đây là bản ghi chép của cuộc họp lần trước ngày …..)
First, let’s go over the minutes from our last meeting which was held last Tuesday. Jeff could you please read the notes? (Đầu tiên, hãy điểm lại biên bản cuộc họp cuối cùng của chúng ta được tổ chức vào thứ Ba tuần trước. Jeff bạn có thể vui lòng đọc ghi chú được không?)
Let’s first go over the minutes from our last meeting, which was held on [date]. (Hãy cùng xem lại biên bản của cuộc họp trước, diễn ra vào [ngày].)
Before we dive into today’s agenda, let’s quickly recap the main points from our last discussion.(Trước khi chúng ta đi sâu vào buổi họp hôm nay, hãy nhanh chóng tóm tắt các điểm chính từ cuộc thảo luận trước.)
To ensure everyone is on the same page, let’s review the outcomes and action items from our previous session. (Để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ, hãy xem lại kết quả và các nhiệm vụ từ phiên trước của chúng ta.)
I’d like to highlight the decisions made during our last meeting to align our current actions. (Tôi muốn nhấn mạnh các quyết định đã được đưa ra trong cuộc họp trước để phối hợp với các hành động hiện tại của chúng ta.)
It’s important that we revisit our prior commitments and evaluate our progress before moving forward. (Việc chúng ta xem xét lại các cam kết trước đây và đánh giá tiến độ của mình trước khi tiếp tục là rất quan trọng.)

Điều này không chỉ giúp mọi người được cập nhật mà còn thiết lập một cơ sở vững chắc cho các cuộc thảo luận tiếp theo.

KẾT THÚC MỞ ĐẦU

Khi đã hoàn thành phần mở đầu, đảm bảo rằng mọi người đều rõ ràng về mục tiêu của cuộc họp và sẵn sàng tiếp tục. Một cách để kết thúc phần mở đầu của cuộc họp mà bạn có thể sử dụng như sau:

With the objectives clear, let’s move on to the first item on our agenda. (Các mục tiêu đã rõ ràng, hãy chuyển sang mục đầu tiên trong buổi họp của chúng ta.)
Now that we’re all caught up, let’s begin with today’s main topics. (Bây giờ khi chúng ta đã nắm được mọi thứ, hãy bắt đầu với các chủ đề chính hôm nay.)
Having set our goals, we can now proceed to the detailed discussions. (Sau khi đã đặt ra mục tiêu của mình, chúng ta có thể tiếp tục với các cuộc thảo luận chi tiết.)
With everyone on the same page, let’s transition into the specifics of our agenda. (Mọi người đều đã hiểu, chúng ta hãy chuyển sang phần cụ thể của buổi họp này.)

Sử dụng các mẫu câu mở đầu cuộc họp một cách chuyên nghiệp và ấn tượng có thể giúp tạo ra một không khí tích cực, khuyến khích sự tham gia và đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Hãy nhớ rằng mỗi cuộc họp là một cơ hội để cải thiện giao tiếp và xây dựng mối quan hệ trong môi trường công việc. Sử dụng những mẫu câu này như một bước khởi đầu để thể hiện sự chuyên nghiệp và tự tin trong mọi cuộc họp tiếng Anh của bạn.

Bạn đã sẵn sàng trở thành một người chủ trì cuộc họp chưa? Bạn đã tự tin với vốn từ trong các mẫu câu tiếng anh trong cuộc họp chưa? Hãy đón chờ những phần tiếp theo từ AROMA nhé.